In questo particolare momento, che richiede a molte imprese una gestione ‘fuori sede’, con personale ridotto o collegato da casa, che lavora spesso in modo frammentato sulle principali necessità, un tema particolarmente sentito è quello di un controllo efficace a distanza su attività, incarichi e scadenze.
I VANTAGGI DELLA GESTIONE INFORMATIZZATA
Molte di queste attività restano su post-it, agende, calendari da tavolo, fogli excel creati da colleghi più esperti. Pur rappresentano uno degli aspetti più delicati dell’attività professionale di ciascuno di noi, troppo spesso, anche in aziende strutturate, questa gestione è affidata a soluzioni improvvisate, divenute poi nel corso del tempo definitive e parte integrante dei processi.
È chiaro, però, che una gestione “improvvisata” comporti dei rischi troppo alti, come la dispersione delle informazioni tra le risorse, il mancato adempimento di prescrizioni e attività. Tali rischi possono essere facilmente azzerati attraverso l’utilizzo di strumenti web-based centralizzati, in grado di garantire risultati facilmente misurabili in termini di organizzazione e di costi, grazie alla condivisione delle informazioni tra più soggetti e la creazione di meccanismi di controllo automatici, svincolati dal singolo operatore.
L’elenco dei vantaggi può essere infinito, ma tra i principali spiccano alcuni aspetti come:
- riduzione dei tempi di gestione
- ottimizzazione del lavoro in team nelle varie fasi del processo
- riduzione del rischio di non conformità dovuto a disorganizzazione e inefficienze di processo
- riduzione dei rischi di sanzioni amministrative per mancati o tardivi adempimenti
- riduzione delle responsabilità penali
- incremento della produttività grazie ad una maggiore efficacia delle attività di monitoraggio e controllo
LE CARATTERISTICHE DI UN SOFTWARE PER SCADENZE E INCARICHI
Le caratteristiche essenziali di un software web-based per la gestione di attività, incarichi e scadenze, sono poche, ma fondamentali.
Innanzitutto, uno strumento veramente efficace non può che essere centralizzato, consentendo la gestione di tutte le scadenze aziendali relative ai vari processi, che spesso richiedono il coinvolgimento di più funzioni aziendali, così come la creazione, la registrazione e la pianificazione di altri eventi imputabili ad entità, infrastrutture, reparti, aree aziendali, clienti e fornitori.
Essenziale un sistema di notifiche, integrato con il sistema di posta elettronica, che deve essere configurabile e permettere l’invio di alert in prossimità delle scadenze e a scadenza avvenuta, con intervalli personalizzabili.
L’applicativo deve essere accessibile anche all’esterno dell’azienda, tramite pc e dispositivi mobile, ed essere aperto, dove necessario, a soggetti esterni quali clienti, fornitori e collaboratori, coinvolgendo le risorse con un sistema strutturato di diritti e interfacce a loro dedicate, per consentire una gestione e un controllo a più livelli (supervisore e operativo). Lo strumento, per esempio, può essere aperto ai fornitori; in questa maniera, attraverso l’applicativo, azienda e fornitore possono tenere sotto controllo adempimenti e termini legati a documentazione e procedure, evitando spiacevoli situazioni create da documenti o eventi scaduti.
L’integrazione con gli altri sistemi informativi aziendali rappresenta un altro elemento imprescindibile, in grado di evitare qualsiasi duplicazione del dato e renderlo invece patrimonio aziendale comune. La gestione diventa così centralizzata e uniforme, consentendo un efficace controllo in tempo reale.
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