Riunioni Periodiche
Il modulo Sinergest Suite dedicato alla gestione dei Riunioni periodiche nasce per ottenere una standardizzazione della modalità di verbalizzazione e registrazione dei documenti relativi ai consigli aziendali.
La soluzione sviluppata permette il collegamento automatico tra gli output di riunione e la creazione di Azioni Correttive, Azioni di Miglioramento o Non Conformità. Grazie al Modulo Riunioni Periodiche è possibile avere un’immediata disponibilità degli output del precedente riesame e creare disposizioni (ulteriori output dal riesame) con controllo delle relative scadenze.
La gestione informatizzata permette di avere un registro di tutti i punti discussi nell’ambito delle diverse riunioni (con relative Azioni correttive/piani di miglioramento collegati), con possibilità di verifica trasversale dello storico relativo ai diversi tipi di input.
LE FUNZIONALITÀ
> Per agevolare la stesura del verbale è possibile inserire un “ordine del giorno” da voci tabellate (possibilità tipica dei sistemi di gestione, anche in ambito sicurezza, dove le riunioni hanno dei punti di discussione “costanti”).
> Sulla base dell’oggetto della riunione, è possibile visualizzare sulla scheda l’ultimo verbale disponibile (così come previsto dai sistemi di gestione che prevedono di prendere in considerazione gli output della riunione precedente).
> Da ciascun punto di discussione è possibile aprire una Non Conformità o un’Azione correttiva (collegandosi al modulo SDG).
> Ciascun punto di discussione (con relative azioni) diventa poi visualizzabile su un registro.
> Dalla riunione è possibile pianificare anche semplici scadenze (che finiscono in to do list).
> Alla firma del verbale, gli utenti partecipanti possono collegarsi per registrare “l’approvazione” (presa visione) del verbale.
> Possibilità di duplicare un verbale per ridurre i tempi di registrazione nel caso di argomentazioni simili.
> Possibilità di creare, stampare e archiviare un report in pdf della riunione.
I VANTAGGI DEL MODULO GESTIONE RIUNIONI PERIODICHE
Scheda verbale informatizzata, con la possibilità di inserire l’elenco dei punti da discutere, i partecipanti e l’oggetto.
Ampie caselle di testo descrittive, in cui inserire le valutazioni/decisioni prese per ciascun punto discusso).
Possibilità di caricare allegati su ciascuna riga di “input” (con immediata disponibilità dei documenti coinvolti/utilizzati).
Possibilità di collegare a ciascun punto discusso una azione correttiva/Piano di miglioramento o una NC (le schede rimarranno collegate alla scheda verbale mediante l’albero dei documenti).
Possibilità di pianificare attività/disposizioni (anche diverse da AC/PDM) da assegnare ad utenti ordinari/lite.
Possibilità di condividere il verbale con le altre parti interessate.
Possibilità di visualizzare il verbale precedente (con le relative azioni collegate) all’interno della scheda verbale.
Possibilità di monitorare le azioni derivanti dalle diverse tipologie di verbale.
Possibilità di duplicazione della scheda per le parti fisse (con riduzione dei tempi di verbalizzazione.
