Software scadenzario

L’implementazione di un sistema Sicurezza con i relativi adempimenti normativi e legislativi, inevitabilmente comporta la gestione di numerose scadenze aziendali legate ad attività, documenti, infrastrutture, clienti e fornitori. L’uso di strumenti diversi e spesso non integrati (outlook, excel, carta …) non garantisce il pieno controllo sulle scadenze e nasconde il rischio di ritardi e di inadempienze.

Il Software Gestione Scadenze Sinergest Suite rappresenta uno strumento centralizzato e integrato per la gestione di tutte le scadenze aziendali. Il modulo convoglia le scadenze provenienti dai singoli moduli di gestione e consente inoltre la creazione, la registrazione, la pianificazione delle attività relative alle varie necessità di sistema (Ambiente, Sicurezza, Qualità), amministrative o legate ad eventi imputabili ad entità, infrastrutture, reparti, aree aziendali, clienti e fornitori.

Suite è un software scadenzario che rappresenta uno strumento di gestione delle scadenze semplice, integrato, in grado di garantire un controllo rapido e centralizzato, accessibile anche all’esterno dell’azienda tramite pc e dispositivi mobile. L’applicativo è configurabile per l’invio di alert in prossimità delle scadenze e a scadenza avvenuta, con intervalli personalizzabili.

LE FUNZIONALITÀ

La scheda attività consente la pianificazione della scadenza con assegnazione di un responsabile di gestione, di una frequenza e di notifiche e-mail a gruppi di utenti. La firma di approvazione attiva la scadenza e le notifiche legate a quest’ultima. In ogni scheda è possibile visualizzare le varie revisioni per confrontare le modifiche implementate, lo storico degli interventi/scadenze registrati con il link alla singola registrazione, collegare documenti (presenti sul documentale del Suite) che è possibile scaricare in ultima revisione prima di registrare un intervento.

Il registro delle attività permette di creare nuove revisioni, scaricare i documenti allegati, rendere obsoleta un’attività che non necessiti di ulteriori ripianificazioni o registrare un «intervento» come eseguito.

Il registro delle scadenze visualizza per stabilimento o per utente responsabile della gestione le attività in scadenza o scadute, attraverso l’adozione di una logica a semaforo. Sempre sullo Scadenzario è possibile registrare gli interventi da eseguire ed eventualmente scaricare i documenti allegati alla attività.

Il registro interventi riporta tutti gli interventi registrati all’interno della piattaforma, anch’essi visualizzabili per stabilimento o utente, con la possibilità di creare dei filtri su singole attività o raggruppamenti di attività. Ogni intervento svolto può essere dettagliato dal responsabile con ripianificazione della stessa, allegando
documenti di registrazione o attestazioni di esecuzione in qualsiasi formato.

I VANTAGGI DI UN SOFTWARE SCADENZARIO

Una gestione “improvvisata” delle scadenze, può comportare rischi molto alti come la dispersione delle informazioni tra le risorse, il mancato adempimento di prescrizioni e attività. Tali rischi possono essere facilmente azzerati attraverso l’utilizzo di uno strument0 web-based centralizzato, in grado di garantire risultati facilmente misurabili in termini di organizzazione e di costi, grazie alla condivisione delle informazioni tra più soggetti e la creazione di meccanismi di controllo automatici, svincolati dal singolo operatore.

L’elenco dei vantaggi può essere infinito, ma tra i principali spiccano alcuni aspetti come:

• riduzione dei tempi di gestione
• ottimizzazione del lavoro in team nelle varie fasi del processo
• riduzione del rischio di non conformità dovuto a disorganizzazione e inefficienze di processo
• riduzione dei rischi di sanzioni amministrative per mancati o tardivi adempimenti
• riduzione delle responsabilità penali