Come avviene in molti settori, la valutazione e la gestione dei fornitori sono compiti complessi.
Occorre raccogliere e analizzare informazioni economico-finanziarie, certificati di conformità, performance qualitative e altro ancora, aggiornandole costantemente nel tempo.
In assenza di un sistema dedicato, ICAM gestiva parti del processo in maniera manuale o frammentata, rendendo complessa la visibilità d’insieme e aumentando il rischio di errori e ritardi, affrontando criticità concrete quali:
- Mancanza di visibilità centralizzata sullo stato delle qualifiche, con informazioni sparse su diversi strumenti e documenti;
- alto rischio di dimenticare scadenze o rinnovi di certificazioni a causa di controlli e calendarizzazioni manuali;
- elevato sforzo operativo per sollecitare documenti e compilare questionari, spesso tramite e-mail o documenti cartacei, con possibilità di inefficienze e incongruenze;
- gestione disgiunta dei dati per trader e produttori: in caso di materie prime critiche ICAM doveva tenere traccia anche dei fornitori a monte, ampliando la complessità del flusso.
In sintesi, senza un processo automatizzato e tracciato, l’azienda rischiava di incorrere in non conformità o ritardi nelle forniture che avrebbero potuto impattare la qualità del prodotto finale.
In particolare, il progetto doveva tenere conto delle due categorie di fornitori, trader di materie prime e produttori diretti, con procedure di qualifica differenziate in base al tipo di articolo fornito.
Per i trader che vendono materie prime ad alto rischio alimentare (es. latte, frutta a guscio, ecc.), il processo di qualifica deve estendersi fino ai produttori originari.
Complessivamente, il nuovo sistema doveva includere, in modo peculiare:
- La gestione automatizzata delle richieste e della raccolta dei documenti di qualifica delle materie prime e degli stabilimenti produttivi in cui sono lavorate (certificati, schede tecniche, certificazioni di qualità/igiene, ecc.) dei produttori, oltre che dei trader;
- la possibilità di gestire i documenti per materie prime, trader e produttori, in modo diversificato, in base al rischio delle stesse materie prime acquistate, migliorando l’efficienza e l’efficacia dei controlli;
- il controllo automatico delle scadenze di questi documenti, con l’invio di notifiche e-mail di avviso ai referenti quando le certificazioni stanno per scadere;
- la possibilità di gestire e configurare questionari online specifici in base al tipo di fornitura e al rischio associato ad essa (in base al tipo di materia prima o fornitore);
- l’attivazione di una vista dedicata ai fornitori (“Viste Lite”), attraverso cui trader e produttori possano caricare/aggiornare autonomamente documenti e rispondere online ai questionari assegnati.
Questi requisiti mirano a creare un vero Albo fornitori digitale, nel quale ogni step del processo di qualifica è tracciato e verificabile in un unico ambiente integrato.
