Controllo audit, la testimonianza di un auditor: “Ecco come ho ridotto tempi ed errori”

Stefania Pace
Autore
Project Manager
Data di pubblicazione
24 Settembre 2019

“Addio a carta e fogli excel, addio a scambi infiniti di email e alle tante ore trascorse sui rapporti finali”.

A parlare è un auditor che da alcuni mesi utilizza il Software Sinergest Suite per la controllo Audit.

Con l’obiettivo di migliorare il prodotto e il proprio servizio, Sinergest ha deciso di svolgere una serie di interviste a chi utilizza quotidianamente Sinergest Suite.

Il controllo dell’Audit con il software Sinergest Suite

Il software Gestione Audit di Sinergest Suite è già stato scelto da aziende ed enti di certificazione per snellire e rendere più efficace la programmazione e l’esecuzione delle verifiche di prima e seconda parte.

I problemi affrontati ogni giorno da chi si occupa di audit si assomigliano sempre, in tutte le realtà aziendali, ma la nostra intenzione era quella di capire più a fondo le criticità che un auditor doveva affrontare prima dell’adozione dell’applicativo e come questo aveva inciso, concretamente, nel proprio modo di lavorare.

Il protagonista di questa intervista è un professionista che si occupa di audit sulla catena di fornitura. Un lavoro delicato, che nello specifico compie per conto di un’azienda specializzata proprio nei servizi di ispezione e verifica su fornitori e sub-fornitori per conto dei propri clienti.

“Le criticità con cui convivevo quotidianamente erano ricorrenti:
– Processo di programmazione delle attività lungo e complesso, con infiniti scambi di email;
– informazioni frammentate tra i vari soggetti coinvolti;
– comunicazioni tra clienti e auditor difficoltose;
– lentezza nel processo di verifica in campo e nella seguente registrazione su fogli word ed excel;
– assenza di elementi di controllo del processo.”

I vantaggi di informatizzare la gestione ed il controllo degli Audit

“Il nostro compito è ben definito dalla UNI EN ISO 19011 che stabilisce i principi e i criteri di un programma di Audit. Nel Software Gestione Audit di Sinergest Suite ho trovato uno strumento che cercavo da tempo per compiere il lavoro preliminare, effettivo e successivo con cura, senza rischi e risparmiando tempo”.

Ma quali sono gli aspetti più interessanti per un auditor che utilizza l’applicativo sviluppato da Sinergest?

“Uno degli aspetti che apprezzo di più del Software Gestione Audit è la possibilità di effettuare una programmazione puntuale dei processi da auditare attraverso l’inoltro automatico di notifiche agli interessati, comprese le conferme delle date programmate.

Sinergest Suite - Controllo Audit

L’altro aspetto importante è la possibilità di organizzare le checklist secondo lo standard di riferimento e la corrispondenza con i punti della norma. Questo mi permette, una volta sul campo, di organizzare con efficacia la raccolta delle evidenze (sia fotografiche che documentali) e di gestire i rilievi (non conformità, osservazioni e spunti di miglioramento).

Un’altra funzione del Software Gestione Audit alla quale non rinuncerei è l’analisi dei rilievi effettuati nell’Audit precedente. Uno strumento prezioso per verificare facilmente e con rapidità la situazione che era stata “fotografata” nella precedente ispezione.

Sinergest Suite - Controllo Audit

Una volta realizzato l’Audit, il nostro lavoro termina con la stesura del rapporto. Grazie al Software Gestione Audit di Sinergest il rapporto, in sostanza, è già pronto; è sufficiente soltanto definire il grado del rilievo”.

Se vuoi scoprire qualcosa di più sul Software Gestione Audit di Sinergest Suite vai al sito dedicato: gestioneaudit.it

Sinergest Suite - Controllo Audit
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