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Settore Manifatturiero | Caso di studio

Retail Security con Sinergest Suite

Esplora in questo progetto come le soluzioni Sinergest Suite abbiano reso possibile la standardizzazione e la centralizzazione dei processi di gestione delle manutenzioni e sicurezza nel retail.

Dettagli progetto

Settore

Manifatturiero

Moduli utilizzati

Cliente storico di Sinergest, un’azienda leader mondiale nella produzione di orologi, proprietaria di numerosi brand tra i più noti al mondo, ha chiesto supporto per migliorare la gestione delle proprie attività organizzative in un ambito delicato come quello del Retail Security.

La necessità era quella di centralizzare e ottimizzare i propri processi di gestione delle manutenzioni e della sicurezza in tutti i suoi negozi.

Affidandosi ancora una volta alle soluzioni software web-based di Sinergest, l’azienda ha intrapreso un viaggio verso l’efficienza, il controllo e la digitalizzazione dei suoi processi chiave nel facility management retail.

Immagini progetto

Retail Security
Security Retail
Retail Security con Sinergest Suite

Sfida

Digitalizzazione del processo di gestione manutenzione negozi

Una delle principali problematiche che l’azienda si trovava ad affrontare, in tutti i suoi store, in tutta Italia, era la mancanza di un processo centralizzato e digitalizzato di gestione della manutenzione e della sicurezza

Prima dell’implementazione del software Sinergest Suite, per la sede centrale e per tutti i Security Manager o gli Store Manager (responsabili dei processi operativi dei negozi nella loro area di competenza), l’intero sistema di gestione era basato sull’utilizzo di fogli Excel, comunicazioni via e-mail, scambio di file e telefonate. 

Questo approccio comportava numerosi problemi:

  • Mancanza di standardizzazione del metodo di compilazione e controllo dei documenti, con rischio di dimenticanze e inadempienze

  • L’accesso alle informazioni era ostacolato dalla dispersione dei dati in vari documenti e dalla mancanza di un sistema centralizzato

  • Assenza di sincronizzazione dei dati in tempo reale, con difficoltà nel tener traccia delle attività di manutenzione

  • Anagrafiche dei fornitori su supporti differenziati e non facilmente accessibili

  • Informazioni non centralizzate, assenza di condivisione tra i vari store e la sede centrale

  • Data entry manuale con rischio di dispersione dati

L’azienda aveva bisogno di una soluzione che permettesse l’accesso a un portale dedicato, tramite laptop o tablet, per semplificare, sincronizzare e standardizzare lo scambio di informazioni tra i vari store e la sede centrale.

Era necessario eliminare completamente l’input manuale e garantire un calcolo automatico delle scadenze.

La sede centrale doveva avere una visione chiara dello stato delle attività di manutenzione in tutti i punti vendita, con la possibilità di ricevere notifiche automatiche per garantire che le attività venissero eseguite in modo tempestivo.

È stato a questo punto che l’azienda ha fatto la scelta strategica di rinnovare la fiducia in Sinergest come partner tecnologico per affrontare queste sfide e digitalizzare la gestione delle manutenzioni nel settore retail.

Soluzione

Sinergest Suite come software retail per la gestione della manutenzione negozi e il facility management

L’analisi dei processi è stata il primo passo fondamentale.
Sinergest ha censito e mappato tutti gli asset dell’azienda e dei fornitori di servizi per ogni negozio (AS IS), per poi procedere a definire i nuovi flussi operativi (TO BE) che incorporavano l’utilizzo e la configurazione del modulo standard software gestione manutenzioni della piattaforma Sinergest Suite.

Nel corso del progetto sono state eseguite modifiche e personalizzazioni mirate, per raggiungere un elevato livello di dettaglio della mappatura, sempre sulla base della codifica di caratterizzazione degli asset:

  • Mappatura iniziale degli asset associati ai vari punti vendita, comprensiva di dettagliate anagrafiche dei fornitori associati e dei relativi contatti

  • Visione completa delle risorse coinvolte

  • Per ciascuno store, identificati i responsabili, i fornitori associati e le loro rispettive attività

  • Registrazione di tutti i contatti rilevanti per garantire una comunicazione efficace e tempestiva

Risultati

La verticalizzazione delle funzionalità del software gestione manutenzione Sinergest Suite permetterà di monitorare facilmente attività complesse e la costruzione di un sistema manutentivo davvero orientato al risultato.

I processi di gestione delle manutenzioni passano ora tutti da un flusso standardizzato: tutto è canalizzato tramite un unico strumento software condiviso, senza alcun lavoro di data entry manuale.

Ogni store ha accesso ad un repository contenente le anagrafiche dei fornitori a loro associati, costantemente sincronizzato e condiviso con la sede centrale. La sede centrale ha un controllo centralizzato sui vari store, attività in corso, ticket, fornitori associati con la possibilità di modificarli nel tempo.

Inoltre, gli store possono creare facilmente ticket dalle loro sedi, fornendo dettagli essenziali come il livello d’urgenza, il responsabile della segnalazione, il dettaglio della richiesta e persino allegare foto. Questa funzionalità ha migliorato notevolmente la comunicazione e la documentazione disponibile sulle attività di manutenzione.

Tutti i punti vendita e la sede centrale hanno ora una visione d’insieme dei ticket in attesa e in gestione, grazie a un sistema visuale intuitivo e a notifiche via e-mail sulle attività e le scadenze. Questa trasparenza ha reso più efficace la pianificazione delle attività e la gestione delle risorse.

Ulteriori vantaggi del progetto includono:

  • Alert automatici via e-mail per tutti i Security Manager e gli Store Manager al momento dell’apertura di un ticket

  • Accesso ad un portale semplificato per gli store e la sede centrale, che facilita la comprensione dello stato degli interventi

  • Classificazione dei livelli di urgenza dei ticket e gestione dei processi di manutenzione straordinaria

  • Filtri avanzati per una ricerca più mirata nella selezione dei fornitori, collegamento agli store e visualizzazione delle specifiche attività di intervento

  • Registro condiviso degli interventi pianificati, sia ordinari che di manutenzione straordinaria, tra store, sede centrale e fornitori

  • Possibilità di pianificare alert e reminder programmati via e-mail, migliorando la puntualità delle attività

  • Rapporti di intervento dettaglati e condivisi, automaticamente integrati nella scheda di intervento

  • Possibilità di ripianificare rapidamente interventi già programmati

  • Dashboard statistiche avanzate per la gestione dei costi finali consuntivati, consentendo una migliore analisi dei risultati

  • Standardizzazione della gestione delle richieste di preventivo tramite moduli pre-compilati

La customizzazione e la verticalizzazione delle funzionalità del software di gestione delle manutenzioni Sinergest Suite ha trasformato radicalmente il modo in cui l’azienda gestisce le sue operazioni di manutenzione e sicurezza in ambito retail security, portando a risultati tangibili.

Grazie a Sinergest Suite, l’azienda ha ottenuto una gestione e monitoraggio dei fornitori più trasparente e controllata, garantendo per i propri punti vendita una maggiore efficienza operativa e una riduzione dei costi di manutenzione.

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Indice

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