A un passo dalla digitalizzazione dei processi aziendali: dubbi e soluzioni

Il tema della digitalizzazione dei processi aziendali ha dimostrato negli ultimi anni la sua importanza nel garantire una pronta risposta delle imprese ad imprevisti e difficoltà, così come nel mantenimento del vantaggio competitivo a lungo termine.

Nonostante questo, aree aziendali come quelle legate alla gestione Qualità, Salute e Sicurezza sul Lavoro, Privacy e Sostenibilità, vengono spesso ancora affidate a strumenti eterogenei, come carta, file Excel o Word, Access, Outlook o estensioni degli ERP aziendali, per loro natura poco idonee a processi che richiedono una gestione snella e flessibile.

Digitalizzazione dei processi aziendali: Difficoltà ricorrenti

Il ritardo o la mancata digitalizzazione specifica di tali aree, corrisponde spesso a dubbi e problematiche aziendali, che possono sorgere anche in seguito all’avvio di software selection mirate.

Tra di essi, i più frequentemente riscontrati sono:

• Costi e budget: La digitalizzazione dei sistemi di gestione può richiedere investimenti significativi in termini di hardware, software e formazione del personale. L’azienda potrebbe avere dubbi riguardo alla disponibilità dei fondi necessari per l’implementazione.

• Complessità del sistema: Il sistema QHSE di un’azienda può essere complesso, con numerosi processi, documenti e procedure. L’azienda potrebbe essere preoccupata riguardo alla gestione di questa complessità durante il processo di digitalizzazione.

• Resistenza al cambiamento: L’implementazione di un nuovo sistema digitale richiede un cambiamento nella cultura aziendale e un buon coinvolgimento da parte dei dipendenti. Il personale potrebbe essere riluttante a imparare ad usare nuovi strumenti o ad adattarsi a processi digitali, soprattutto se mancano la formazione e il supporto adeguati.

• Sicurezza dei dati: La digitalizzazione comporta la gestione e l’archiviazione dei dati in formato elettronico. L’azienda potrebbe avere preoccupazioni sulla sicurezza dei dati sensibili, le modalità di protezione delle informazioni aziendali e dei dati dei clienti, così come sulla conformità alle normative sulla privacy.

• Integrazione dei sistemi esistenti: L’azienda potrebbe avere già in uso diversi sistemi e strumenti per la gestione della qualità e della sicurezza sul lavoro e preoccuparsi della migrazione di tali dati oppure avere dubbi sulla compatibilità del nuovo sistema digitale con i sistemi già in uso, come l’ERP (Enterprise Resource Planning) o i sistemi di gestione della produzione, evitando duplicazioni o conflitti di dati.

• Formazione e competenze del personale: La digitalizzazione richiede che il personale sia formato sull’uso dei nuovi strumenti e tecnologie. Molti dubbi riguardano le modalità con cui garantire che il personale acquisisca le competenze necessarie per utilizzare il sistema digitale in modo efficace e corretto.

• Affidabilità e manutenzione del sistema: La digitalizzazione del sistema di qualità implica l’utilizzo di hardware e software, che possono essere soggetti a guasti o richiedere manutenzione regolare. La disponibilità e l’affidabilità del sistema digitale, nonché le procedure di manutenzione necessarie per garantire il suo funzionamento ottimale, rappresentano un altro punto chiave da affrontare.

• Standard normativi e conformità: L’azienda potrebbe essere soggetta a determinati standard o normative di settore che devono essere rispettati ed ulteriori dubbi potrebbero riguardare come il sistema digitale soddisferà tali requisiti e se sarà in grado di dimostrare la conformità durante audit o ispezioni.

La digitalizzazione del sistema qualità richiede infine un impegno a lungo termine da parte dell’azienda, incluso il monitoraggio costante, gli aggiornamenti e la manutenzione del sistema.

L’azienda potrebbe essere incerta riguardo alla sostenibilità di tale impegno nel tempo.
È importante valutare attentamente tutte le questioni e pianificare una strategia per affrontarle in modo efficace.

Coinvolgere tutte le parti interessate, fornire formazione e supporto adeguati e affrontare le preoccupazioni riguardo alla sicurezza dei dati possono aiutare a superare gli ostacoli e a promuovere una transizione di successo verso un sistema di gestione digitale.

Digitalizzazione del sistema di qualità: superare dubbi e problematiche

In realtà i dubbi e le problematiche legate alla digitalizzazione del sistema di qualità possono essere superati e tale transizione può portare vantaggi davvero significativi all’azienda.

Ecco alcune considerazioni positive da tenere in mente:

• Costi e budget: Sebbene l’implementazione di un sistema di qualità digitale richieda investimenti iniziali, esistono diverse modalità per dilazionare o recuperare i costi così come opzioni flessibili in grado di adattarsi al budget aziendale. Inoltre, è importante considerare i vantaggi a lungo termine. La digitalizzazione può infatti migliorare l’efficienza operativa, ridurre gli errori umani e ottimizzare i processi, portando a un risparmio di tempo e risorse nel lungo periodo. Inoltre, i costi dei dispositivi e del software sono spesso in calo e ci sono opzioni flessibili di abbonamento che possono adattarsi al budget aziendale.

• La trasformazione digitale richiede un’analisi accurata e un’adeguata progettazione del sistema per garantire un’implementazione senza intoppi, che tenga conto delle specificità aziendali.

• Resistenza al cambiamento: La resistenza al cambiamento è un fattore comune in qualsiasi transizione, ma può essere superata con una corretta gestione del cambiamento. Comunicare in modo efficace e aperto con il personale, coinvolgere le risorse nel processo decisionale e fornire formazione adeguata sul nuovo sistema digitale aiuterà a creare un ambiente di accettazione e adattamento. È anche possibile creare un gruppo di pilotaggio o di “ambasciatori” interni che sostengano il cambiamento e motivino gli altri dipendenti ad abbracciare la digitalizzazione.

• Sicurezza dei dati: La digitalizzazione del sistema di qualità può offrire un migliore controllo e protezione dei dati rispetto ai processi manuali, se implementata correttamente. È possibile prevedere misure di sicurezza avanzate, come l’accesso limitato ai dati sensibili, il monitoraggio costante e la crittografia dei dati. Inoltre, l’adozione di standard riconosciuti a livello internazionale per la sicurezza delle informazioni, come la norma ISO 27001, possono fornire una guida preziosa per garantire la protezione dei dati aziendali.

• Integrazione dei sistemi esistenti: La digitalizzazione del sistema di qualità offre l’opportunità di integrare i sistemi informativi esistenti in modo più efficace. Attraverso l’uso di strumenti di gestione dei dati e di interoperabilità, è possibile condividere informazioni tra i diversi sistemi, creare un unico flusso di dati, evitando duplicazioni, e migliorare così la coerenza e l’efficienza delle attività di controllo e monitoraggio.

• Formazione e competenze del personale: La formazione del personale è cruciale per garantire una transizione senza intoppi verso il sistema di qualità digitale. Offrire programmi di formazione adeguati, sessioni di addestramento iniziali e continue opportunità di apprendimento consentirà ai dipendenti di acquisire le competenze necessarie per utilizzare il nuovo sistema in modo efficace. Una interfaccia utente intuitiva e user-friendly, studiata per guidare l’operatore, può facilitare l’adozione da parte del Personale.

• Affidabilità e manutenzione del sistema: Scegliere fornitori affidabili e partner tecnologici con esperienza nel settore può aiutare ad affrontare le questioni legate all’affidabilità e alla manutenzione del sistema digitale. È importante ricevere una strategia di manutenzione preventiva, aggiornamenti regolari e un piano di risposta agli imprevisti per garantire che il sistema funzioni in modo ottimale.

• Standard normativi e conformità: La digitalizzazione del sistema di qualità può semplificare il monitoraggio e la documentazione per la conformità agli standard normativi. I dati digitali sono più facilmente accessibili, tracciabili e possono essere generati report automatici per dimostrare la conformità durante gli audit e le ispezioni.

In conclusione, la digitalizzazione del sistema di qualità e la digitalizzazione HSE offrono numerosi vantaggi, come maggiore efficienza, riduzione dei costi, migliore controllo dei dati e conformità normativa.

Affrontando le problematiche con una strategia pianificata, coinvolgendo il personale e scegliendo i giusti partner tecnologici, è possibile superare le sfide e beneficiare in tempi brevi di tutti i vantaggi della digitalizzazione nella gestione della qualità.