Virtual Audit: i requisiti di un sistema di gestione efficace

Autore
Project Manager
Data di pubblicazione
19 Ottobre 2023

Un sistema per la gestione degli audit in remoto (virtual audit) deve possedere una serie di requisiti chiave per garantire un’organizzazione in grado di semplificare il processo e massimizzarne i benefici.

Virtual Audit: Le principali caratteristiche

Ecco otto caratteristiche fondamentali che un sistema per la gestione degli audit in remoto dovrebbe possedere.

1) Accesso e collaborazione all’audit in tempo reale

Il software deve consentire a tutti i partecipanti all’audit di accedere e collaborare in tempo reale (auditor, responsabili delle verifiche, fornitori e personale aziendale coinvolto). Strumenti integrati come app, chat, videoconferenze e condivisione di schermo sono essenziali per migliorare la comunicazione e la condivisione di informazioni durante l’audit.

2) Flussi di lavoro personalizzabili

La possibilità di configurare flussi di lavoro personalizzati è importante per adattare il software alle specifiche esigenze di ciascun tipo di audit. Ciò include la definizione di passaggi, compiti e responsabilità.

3) Gestione documenti e foto durante l’audit

Il software dovrebbe consentire la facile gestione e l’archiviazione dei file durante l’Audit, consentendo agli auditor di caricare foto e documenti e prendere note.

4) Pianificazione virtual audit e gestione delle scadenze

Il software dovrebbe consentire la pianificazione dei virtual audit, la gestione delle scadenze e l’invio di notifiche automatiche agli auditor e ai responsabili delle verifiche. Questo è essenziale per mantenere il processo su un piano organizzato.

5) Rapporti di audit e analisi automatizzate

Il software dovrebbe consentire la generazione automatica di rapporti di audit e una agile rielaborazione dei risultati. La creazione di report automatizzati riduce il rischio di errori umani e accelera il processo di comunicazione dei risultati.

6) Flussi di lavoro personalizzabili

La possibilità di configurare flussi di lavoro personalizzati è importante per adattare il software alle specifiche esigenze di ciascun tipo di audit. Ciò include la definizione di passaggi, compiti e responsabilità.

7) Integrazione con altri sistemi aziendali

Il software per la gestione degli audit dovrebbe essere in grado di integrarsi con altri sistemi aziendali, software di gestione documentale, CRM e sistemi di gestione della qualità (QMS). Ciò semplifica il recupero delle informazioni necessarie per l’audit.

8) Archiviazione sicura dei dati di audit

Deve garantire la conservazione sicura dei dati di audit a lungo termine, rispettando le normative sulla conservazione dei documenti e la privacy dei dati.

Leggi anche >> Remote Audit: un’opzione da valutare per ogni azienda

App Audit Remoto: Le principali caratteristiche

Una app per la gestione del virtual audit deve essere altamente sicura, flessibile, personalizzabile e offrire funzionalità per semplificare l’intero processo di audit.

Queste caratteristiche sono fondamentali per garantire una gestione efficiente delle attività di audit, sia in situazioni di emergenza che nella routine aziendale.

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