• Idealservice – Un nuovo progetto di GDPR Compliance
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Settore Servizi | Caso di studio

Idealservice sceglie Sinergest per un nuovo progetto a supporto della GDPR Compliance

Idealservice, per lo sviluppo di un nuovo progetto a supporto della GDPR Compliance, ha scelto nuovamente le soluzioni software Sinergest Suite, per uno standard consolidato ed altamente configurabile, unito alla profonda esperienza e competenza dei nostri Project Manager nell’ambito dei processi di gestione GDPR.

Dettagli progetto


Cliente

Idealservice Società Cooperativa

Settore

Servizi ambientali – Facility Management – Trattamento rifiuti

Nata nel 1953 a Udine come piccola impresa di pulizie, Idealservice oggi opera nei settori del Facility Management, dei Servizi Ambientali e nella gestione di Impianti di selezione rifiuti multimateriale.

In questi ambiti è tra le più importanti aziende italiane, capace di trasformarsi e innovarsi facendo leva sulle proprie competenze e professionalità.

Immagini progetto

Idealservice – Un nuovo progetto di GDPR Compliance
Idealservice – Un nuovo progetto di GDPR Compliance
Idealservice – Un nuovo progetto di GDPR Compliance

Sfida

Una nuova gestione informatizzata del registro dei trattamenti dei dati personali

Le necessità evidenziate da Idealservice erano quelle legate ad una gestione integrata e centralizzata per gli adempimenti previsti in ambito GDPR Compliance.

Una delle principali problematiche riscontrate dall’azienda riguardava infatti la gestione del registro dei trattamenti tramite l’utilizzo di fogli Excel.

I file risultavano spesso incompleti, mal gestiti e limitati in termini di flessibilità.

Tra le principali difficoltà ravvisate:

  • Impossibilità di standardizzare la modalità di compilazione del registro stesso

  • Difficoltà di consultazione delle informazioni associate al registro

  • Complessità nella revisione periodica delle informazioni

  • Mancanza di sincronizzazione e di dialogo tra i diversi strumenti utilizzati nelle diverse fasi del processo (mappatura dei trattamenti, analisi dei rischi ad essi associati, gestione delle misure correttive ecc.)

Superare tutte queste limitazioni era diventato un obiettivo imprescindibile per Idealservice.

Da qui la ricerca mirata di una soluzione software che consentisse di implementare un sistema informatizzato, con una gestione completa, flessibile ed efficiente del registro dei trattamenti.

Soluzione

Un software Gestione GDPR semplice e flessibile

Il software gestione GDPR Sinergest Suite mappa e tiene aggiornati dati e processi coinvolti negli obblighi normativi introdotti dal regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali, offrendo all’Autorità di controllo una visione aggiornata e complessiva sul trattamento dei dati personali.

Sulla base della macro-analisi condotta dai nostri Project Manager, a conclusione del flusso (TO BE) e delle specifiche individuate, si procederà alla configurazione dei moduli software Registro dei Trattamenti e Analisi Rischi e Processi.

Il modulo software Registro dei Trattamenti permette di documentare la conformità dell’organizzazione alle norme GDPR, consentendo la completa identificazione e valutazione dei trattamenti svolti all’interno dell’organizzazione propedeutica all’analisi del rischio.

Invece il modulo integrato Analisi dei Rischi rappresenta lo strumento pratico e intuitivo per eseguire, nella maniera più semplice e immediata, l’analisi dei rischi e delle opportunità legate alla GDPR Compliance, mediante:

  • Descrizione e valutazione del “rischio inerente”

  • Verifica e registrazione dell’efficacia delle misure di trattamento adottate

  • Definizione del relativo “rischio residuo”

Risultati

Le soluzioni software adottate consentono di mappare e registrare tutte le attività relative al trattamento dei dati personali, di filtrarli per tipologia di interessato, finalità, comunicazione dei dati all’esterno della struttura aziendale ovvero di adempiere a tutti gli aspetti sostanziali individuati dal principio dell’accountability.

  • Gestione controllata dei documenti di sistema relativi alla privacy
  • Registrazione ruoli privacy, nomine, formazione e to do list per i dipendenti
  • Visione aggiornata sui trattamenti, sui dati e relativi tempi di conservazione

In corso di progetto saranno raccolti e analizzati, step by step, i requisiti di dettaglio necessari alla definizione di ulteriori nuove funzionalità, modifiche e relative configurazioni.

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