Registro dei trattamenti

Il Software Registro dei trattamenti dati permette di documentare, dinanzi all’Autorità di controllo, la conformità dell’organizzazione alle norme del GDPR. La tenuta del registro è considerata indice di una corretta gestione e consente al titolare di dimostrare il rispetto del principio di accountability (responsabilità), secondo il quale ha il compito di decidere autonomamente le modalità, le garanzie e i limiti del trattamento dei dati per garantire una loro adeguata protezione

Totale conformità

Il modulo sviluppato dal Centro Ricerca e Sviluppo a quattro mani con il Team dei Consulenti Privacy Sinergest, consente di rispondere in maniera completa alle richieste della legge.

Tracciamento e analisi

Il Registro permette una completa identificazione e valutazione dei trattamenti svolti all’interno dell’organizzazione ed è quindi finalizzato anche all’analisi del rischio e ad una corretta pianificazione dei trattamenti.

Software Registro Trattamenti

Supporto agli adempimenti

Il software supporta l’azienda nelle attività richieste: raccolta del consenso, individuazione delle figure di riferimento, eventuale valutazione d’impatto, …

Elementi rilevanti

Come suggerito dalle autorità, all’interno del registro può essere inserito ogni eventuale ulteriore elemento rilevante (ad esempio le specifiche utili nella condizione di Audit e in caso di Data Breach).


Tutti i vantaggi

Scopri tutte le potenzialità per la tua azienda!
Software Registro Trattamenti

Semplifica l’attività di mappatura e aggiornamento dei trattamenti

Software Registro Trattamenti

Supporta l’azienda nell’adempimento degli obblighi a cui è necessario rispondere

Software Registro Trattamenti

Evidenzia l’adozione delle contromisure necessarie in relazione ai possibili rischi

Software Registro Trattamenti

Agevola le attività di verifica delle autorità di Controllo

Software Registro Trattamenti

Permette la gestione integrata di processi correlati (HR, Documenti, Formazione, ecc.)

Performance di eccellenza

Le caratteristiche di Sinergest Suite lo rendono il tool organizzativo perfetto per le organizzazioni che puntano all’eccellenza nei processi di gestione interni.

Semplice e intuitivo

Il software è dotato di un’interfaccia intuitiva che consente una facile navigazione ed interazione. Per agevolare l’operatività immediata di ogni tipologia di utente, il software dispone di tre diverse interfacce: Utente Ordinario (per gli owner dei processi), Utente Lite (per gli operativi interni, i fornitori e i clienti) e le APP per tablet e smartphone.

Modulare e flessibile

Il software gestione qualità Sinergest Suite consente una implementazione modulare. L’estrema flessibilità della tecnologia consente inoltre modifiche e personalizzazioni che modellano lo strumento per assicurare la migliore soluzione per ogni progetto, fino allo sviluppo di moduli totalmente Custom.

Scalabile

Il sistema è progressivamente estendibile a più processi, a più Sistemi di Gestione, a ulteriori legal entity, all’utilizzo di più lingue, al coinvolgimento di fornitori, clienti, professionisti. Il software è cosi in grado di supportare nel tempo la crescita aziendale e le esigenze sempre nuove di aziende e operatori.

Integrabile

Sinergest Suite è in grado di integrare in modo bidirezionale qualsiasi tipo di software (ERP, schedulatori, PLM, CRM, BI, …) e tecnologia (IoT, machine learning, cognitive, AI, ..) già presente in azienda o prevista per lo sviluppo di progetti innovativi, processando rapidamente i dati in un unico flusso di gestione.

Cosa puoi fare con il nostro Software Registro dei trattamenti?

Il software è concepito per rendere semplice, rapida e completa l’attività di tracciamento e conservazione delle operazioni svolte in azienda sui dati personali.

Software Registro Trattamenti
Software Registro Trattamenti

Mappare

Censire e tenere aggiornate le attività legate al trattamento dei dati, con indicazione di tipologia, finalità e modalità del trattamento, tempo di conservazione, eventuale comunicazione o trasferimento a terzi, misure di sicurezza tecniche e organizzative.

Software Registro Trattamenti

Estrapolare

Filtrare le attività che sono state mappate, per tipologia di interessato, finalità di trattamento, comunicazione dei dati all’esterno della struttura aziendale.

Software Registro Trattamenti

Annotare

Registrare, come suggerito dalle Autorità, ogni eventuale ulteriore elemento rilevante (ad esempio le specifiche utili nella condizione di Audit e in caso di Data Breach).

Software Registro Trattamenti

Integrare

Collegarsi con altri moduli tipici dei sistemi di gestione quali Risorse Umane, Gestione documentazione di Sistema, Gestione Fornitori, Audit interni, Registrazione di Azioni e Non Conformità, per una gestione sistemica dei processi aziendali.

FAQ

Perché tenere un Registro dei Trattamenti?
Il regolamento europeo sulla privacy (679/2016) impone determinati standard di sicurezza nella gestione dei dati e l’obbligo di comunicare le violazioni subite. Uno degli elementi cardine su cui si basa il GDPR è il Registro dei trattamenti dove tutti i titolari e i responsabili devono redigere, aggiornare e conservare le attività di trattamento dei dati.

L’articolo 30 specifica che “su richiesta, il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e, ove applicabile, il rappresentante del titolare del trattamento o del responsabile del trattamento, mettono il Registro a disposizione dell’autorità di controllo”. Il Registro serve anzitutto a documentare dinanzi all’Autorità di controllo la conformità dell’organizzazione alle norme del Regolamento Europeo.

Cosa implica per una azienda la tenuta del Registro?
Questo implica per ogni azienda la necessità di censire numerose informazioni legate ad ogni singolo trattamento: tipologia di dati, finalità e modalità del trattamento, tempo di conservazione, eventuale comunicazione o trasferimento a terzi, misure di sicurezza tecniche e organizzative. Le autorità invitano inoltre a servirsi del registro per inserire ogni eventuale ulteriore elemento rilevante (ad esempio le specifiche utili nella condizione di Audit e in caso di Data Breach).

Cosa deve contenere il Registro dei Trattamenti?
Il Registro dei Trattamenti deve contenere:

– il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
– le finalità del trattamento
– una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
– le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi;
– ove applicabile, i trasferimenti di dati personali verso paesi terzi e la loro identificazione; in taluni casi deve essere allegata la documentazione delle garanzie adeguate;
– i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
– una descrizione generale delle misure di sicurezza tecniche e organizzative.

Un Registro sostanzialmente analogo dovrà essere tenuto da ogni Responsabile del trattamento.

Perché utilizzare un software per creare il Registro dei Trattamenti?
Il Software Registro dei Trattamenti di Sinergest Suite nasce con l’obiettivo di rendere il più semplice ed efficace l’attività di tracciamento e conservazione delle elaborazioni dei dati. Il modulo sviluppato dal Centro Ricerca e Sviluppo a quattro mani con il Team dei Consulenti Sinergest, consente di rispondere in maniera completa alle richieste della legge.

In caso di ispezione, il formato elettronico consente di agevolare le attività di verifica. Il Registro informatizzato permette una completa identificazione e valutazione dei trattamenti svolti all’interno dell’organizzazione ed è quindi finalizzato anche all’analisi del rischio e ad una corretta pianificazione dei trattamenti. Rappresenta quindi un supporto per l’azienda nell’adempimento degli obblighi a cui è necessario rispondere (raccolta del consenso, individuazione delle figure di riferimento, eventuale valutazione d’impatto) e nell’adozione delle contromisure necessarie in relazione ai possibili rischi

Sinergest Suite è modulare?
Sì, il software ha una struttura modulare e consente una implementazione graduale, in base alle necessità dell’azienda.

Sinergest Suite è integrabile a qualsiasi gestionale?
Sì, il software si integra agilmente con i sistemi informativi in uso in azienda, assicurando un flusso dati dinamico e bidirezionale.

Gestionali/ERP (ad esempio SAP, JDE, ORACLE, Microsoft, Team System, Zucchetti, AS400,…)
Software-paghe
B.I.
E-learning
Portali web
Firme grafometriche
Distributori automatici DPI
Servizi di geolocalizzazione
Calendari e agende
Centralini
Software archiviazione documentale
Servizi IMAP
Sistemi newsletter

Come funziona l’installazione?
L’applicativo è web-based, viene installato unicamente il server (su server interno o su server cloud, in base alle preferenze dell’azienda), dopodiché vi si accede da qualsiasi PC e postazione, utilizzando qualsiasi browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari).

Quali sono i tempi di implementazione di Sinergest Suite?
I tempi di start-up dei progetti su piattaforma Sinergest Suite si differenziano chiaramente in base ai moduli dell’applicativo scelti e all’eventuale necessità di modifiche allo standard di gestione, ma sono estremamente rapidi. Anche i progetti più complessi vengono realizzati nell’arco di pochi mesi.

Qual è il prezzo di Sinergest Suite?
Ogni progetto Sinergest Suite presenta tre voci di costo:

– Licenze software una tantum
– Servizi di start-up una tantum
– Canone annuale di manutenzione software e customer service

Per fornire un preventivo di base è necessario capire le caratteristiche dell’azienda, i processi oggetto di richiesta, gli obiettivi, le necessità ed eventuali criticità. Il tutto al fine di orientare la scelta sulle soluzioni più idonee a risolvere le problematiche.

Generalmente consigliamo una prima call con il consulente più idoneo al fine di raccogliere le informazioni, illustrare caratteristiche e funzionamento di Sinergest Suite, definire le macro-linee di un eventuale progettot (numero e tipologia di utenti, moduli necessari, software e tecnologie da integrare, eventuali porting dati, modifiche o personalizzazioni) e fornire una stima in termini di tempi e costi.

In caso di progetti complessi, consigliamo ulteriori analisi per una maggiore definizione dei requisiti e un maggior livello di dettaglio del preventivo.

Posso dare l’accesso a Sinergest Suite ai miei clienti/fornitori/consulenti?
Certo, il software Sinergest Suite è web-based e può essere aperto all’esterno dell’azienda, per coinvolgere clienti, fornitori, professionisti e snellire i processi di gestione.

L’applicativo dispone inoltre di una ‘vista lite’ (semplificata), creata proprio per gli utenti che devono inserire o consultare solo pochi dati.

Posso avere un trial del software?
L’applicativo Sinergest Suite è molto ampio e dispone di viste speciali e verticalizzazioni create ad hoc per settori e necessità differenziate. Per questo motivo preferiamo organizzare un incontro/demo via web o presso la sede dell’azienda, in modo da approfondire le esigenze e visualizzare la soluzione più idonea ad ogni realtà.

Successivamente non c’è alcun problema ad attivare un utente e una password ‘di prova’ per un periodo di tempo chiaramente limitato.

Customer Care

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Ogni cliente è unico. E merita il meglio: competenze e persone al servizio del cambiamento, della semplificazione organizzativa e dell’efficienza tecnologica.

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Moduli Integrabili

Analisi Rischi

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Uno strumento pratico e intuitivo per eseguire nella maniera più semplice e immediata l’analisi dei rischi e delle opportunità legate a aree e/o processi aziendali.
Software Gestione Scadenze

Scadenziario

Uno strumento centralizzato e integrato per la gestione di tutte le scadenze aziendali.
Documentale

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Software sviluppato per rispondere alle esigenze tipiche di ogni azienda in cui la gestione tradizionale dei documenti comporta problematiche ricorrenti.

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