Non conformità: le difficoltà più comuni nella loro gestione e come risolverle

Cosa sono le anomalie o non conformità aziendali?

Le anomalie o non conformità aziendali sono situazioni in cui un’azienda si discosta dalle regole, dalle politiche, dalle normative o dalle aspettative interne ed esterne.

Tali anomalie possono verificarsi in tutti gli aspetti di gestione di un’azienda, tra cui la produzione, la sicurezza sul lavoro, le pratiche commerciali, le politiche di assunzione e molto altro ancora.

È importante conoscere, analizzare e gestire le anomalie o non conformità aziendali perché possono avere un impatto significativo sulla reputazione dell’azienda, sulla sua capacità di mantenere la conformità normativa, sulla produttività e sulla qualità dei prodotti o servizi offerti.

Le anomalie non gestite possono portare nel tempo a perdite finanziarie, sanzioni legali e conflitti con clienti, fornitori e stakeholder.

Come trattare le non conformità aziendali

Una valutazione corretta delle anomalie o non conformità aziendali richiede un’analisi attenta dei processi aziendali e una comprensione completa delle politiche e delle normative applicabili.

Una volta individuate le non conformità, è importante trattarle in modo tempestivo e adeguato. Ciò può richiedere l’implementazione di nuove politiche, la formazione del personale, l’implementazione di misure di controllo della qualità, la creazione di un sistema di monitoraggio per garantire che non si verifichino nuovamente.

La corretta gestione delle non conformità aziendali aiuta a garantire la sostenibilità e la competitività dell’azienda. Ciò richiede una vigilanza costante e una risposta rapida per mitigarne l’impatto.

Quali sono le difficoltà che trovano le aziende nel raccogliere e gestire le non conformità?

Ci sono diverse difficoltà che le aziende possono incontrare nel raccogliere le informazioni relative alle anomalie o non conformità e nel gestirle nel modo corretto:

1. Difficoltà nella rilevazione delle anomalie: a volte le non conformità possono non essere evidenti o visibili, rendendo difficile la loro individuazione. La mancanza di un sistema di monitoraggio adeguato può rendere difficile rilevare o segnalare eventuali problemi ed errori nella produzione. A questo si aggiunge la tendenza a gestire nell’immediato la non conformità ritenendola ‘evento isolato’ che non merita il dispendio di energie legato alla sua registrazione, all’analisi delle cause e al successivo trattamento, con eventuale apertura di azioni correttive. Tale tendenza causa il mancato controllo delle inefficienze aziendali e dei costi associati.
2. Mancanza di informazioni complete sull’anomalia: può essere difficile raccogliere informazioni complete e accurate sulle non conformità, in particolare se le informazioni sono sparse tra diverse fonti o se il personale coinvolto non fornisce dati sufficienti o precisi.
3. Difficoltà nell’interpretazione delle informazioni: le informazioni raccolte possono essere complesse e richiedere una competenza specifica per interpretarle correttamente.
4. Mancanza di risorse: può essere difficile gestire le anomalie o non conformità in modo tempestivo se l’azienda non ha le risorse necessarie, come personale dedicato o budget sufficiente.
5. Resistenza al cambiamento: le persone coinvolte potrebbero resistere al cambiamento, rendendo difficile l’implementazione di nuove politiche o processi per correggere le non conformità.
6. Mancanza di un sistema integrato: se l’azienda non ha un sistema integrato per la gestione delle anomalie o non conformità, potrebbe essere difficile tenere traccia dei problemi e dei loro status, nonché monitorare le azioni correttive.
7. Mancanza di coinvolgimento del personale: il coinvolgimento del personale è fondamentale per la gestione delle anomalie o non conformità. Se il personale non è coinvolto e non si sente responsabile per la risoluzione dei problemi, potrebbe esserci una mancanza di impegno e di supporto.

Le difficoltà nell’individuazione e nel trattamento delle anomalie aziendali possono essere diverse e richiedono un approccio olistico per superarle.

Ciò può includere l’implementazione di sistemi di monitoraggio, la formazione del personale, l’implementazione di politiche e procedure, nonché il coinvolgimento e l’empowerment del personale.

Come prevenire le anomalie aziendali?

Le anomalie o non conformità aziendali possono essere ridotte attraverso la pianificazione e l’implementazione di un sistema di gestione della qualità, che prevede un insieme di politiche, procedure e metodologie volte a garantire che i prodotti o i servizi dell’azienda soddisfino le esigenze dei clienti e le normative applicabili.

Tra di esse, possiamo nominarne cinque tra le più importanti.

1) Formazione del personale

Il personale dell’azienda deve essere formato sui processi di produzione, sui controlli di qualità, sulle normative applicabili e sulle politiche e procedure dell’azienda. La formazione deve essere regolare e aggiornata per garantire che il personale sia sempre al passo con le novità.

2) Implementazione di sistemi di monitoraggio

L’azienda può implementare sistemi di monitoraggio dei processi di produzione e dei controlli di qualità, per identificare eventuali anomalie o non conformità in tempo reale.

3) Audit interni

L’azienda può condurre regolari audit interni per appurare l’efficacia del sistema di gestione della qualità e individuare eventuali aree di miglioramento.

4) Controlli operativi con check-list

I controlli operativi con check-list sono ispezioni in campo per verificare l’assenza di elementi di rischio direttamente o indirettamente correlati a situazioni reali o potenziali di non conformità.

5) Coinvolgimento dei fornitori

L’azienda può coinvolgere i propri fornitori nel sistema di gestione della qualità, chiedendo loro di rispettare le stesse politiche e procedure adottate dall’azienda.

Prevenzione delle non conformità aziendali o anomalie

La prevenzione delle anomalie o non conformità aziendali richiede un approccio sistematico e una cultura della qualità all’interno dell’azienda. L’adozione di politiche e procedure specifiche, la formazione del personale, l’implementazione di sistemi di monitoraggio e l’audit interno e il coinvolgimento dei fornitori, possono aiutare l’azienda a prevenire le anomalie o non conformità e a garantire la qualità dei suoi prodotti o servizi.