• Controllo Audit evoluto e centralizzato
Engie - Software Audit
Settore Energia | Caso di studio

Controllo Audit evoluto e centralizzato

Engie Italia ha scelto di introdurre uno strumento evoluto come il software Audit Sinergest Suite per informatizzare ed ottimizzare la gestione completa dei propri Audit aziendali.

Dettagli progetto


Cliente

Engie Italia

Settore

Energia

Aree informatizzate

Con 3.800 collaboratori e 60 sedi su tutto il territorio nazionale, Engie Italia è leader dell’efficienza energetica per pubbliche amministrazioni, aziende e privati cittadini, un player di riferimento per la transizione verso un’economia a zero emissioni, con un modello organizzativo volto alla gestione integrata e basato sulla crescita responsabile.

In ambito Sicurezza sul Lavoro, da anni Engie ha scelto di introdurre strumenti digitali per coinvolgere il personale e supportare il management nel controllo interno e nella gestione dei rischi. Per fare questo si è affidata alle soluzioni software Sinergest, in grado di seguire il percorso di crescita aziendale e adattare le proprie caratteristiche alle specificità di una realtà complessa e strutturata.

Per Engie Italia la gestione degli Audit aziendali era resa difficoltosa dall’utilizzo di strumenti differenziati e non integrati, che impedivano una ottimizzazione delle attività e una centralizzazione delle informazioni, con rischio di dispersione dei dati, mancanza di controllo e imprecisioni nelle analisi statistiche.

Tatiana Manuzzato – EHS Training, Health Surveillance & Reporting Manager di Engie, racconta attraverso la sua testimonianza come l’azienda abbia superato tali difficoltà digitalizzando la gestione Audit ed i controlli operativi mediante le soluzioni software e mobile Sinergest Suite.

Tatiana Manuzzato – EHS Training, Health Surveillance & Reporting Manager – Engie Italia
Video estratto dal Webinar “Audit a distanza e tecnologia: da “rimedio” a opportunità per innovare i processi” del 24 Giugno 2021

Immagini progetto

Engie Italia
Engie Italia
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Sfida

Un nuovo sistema integrato per la gestione e controllo Audit

La necessità di Engie Italia era quella di garantire un controllo efficace sugli audit, attraverso un ciclo di gestione integrato, completo e flessibile.

Dalla fase iniziale della programmazione, passando per l’esecuzione degli audit stessi, fino ad arrivare agli interventi correttivi e alle analisi statistiche.
Engie aveva bisogno di un sistema integrato che permettesse di monitorare ogni fase con precisione e facilità.

Una delle principali problematiche riscontrate dall’azienda infatti riguardava la gestione dei controlli operativi tramite l’utilizzo di fogli Excel

I documenti presentavano spesso lacune, erano gestiti in modo inefficiente e limitati in termini di flessibilità, con conseguenti:

  • Impossibilità di standardizzare il metodo di compilazione e controllo

  • Difficoltà nell’accesso alle informazioni

  • Assenza di sincronizzazione

Soluzione

Controllo audit con Software e App dedicate per una gestione evoluta

L’utilizzo del software Gestione Audit di Sinergest Suite ha risposto alle necessità di Engie Italia.

L’applicativo è stato implementato per la gestione completa degli Audit, permettendo di gestire le fasi di pianificazione, conduzione e registrazione degli Audit previsti in ambito organizzativo, normativo e legislativo.

A supporto delle attività di Audit, Engie ha deciso di implementare il modulo Controlli Operativi e la relativa App per smartphone. Questo strumento permette di compilare liste di controllo, semplici ed in mobilità, facilitando così le verifiche che gli operatori devono svolgere sulle attività.

Rispetto agli audit, la registrazione diventa ancora più semplice e offre la possibilità di allegare una foto e un commento ad ogni quesito, oltre a consentire di formalizzare in tempo reale eventuali azioni correttive intraprese.

Tutte le informazioni vengono poi integrate nel server e rese disponibili per analisi, consultazioni e rielaborazioni nella versione desktop del modulo.

Risultati

Il software audit Sinergest Suite ha consentito ad Engie di informatizzare il proprio approccio integrato e gestire, per tutte le società presenti nel gruppo, le varie business lines suddivise in dipartimenti e sedi.

Le App mobile di Sinergest hanno permesso ad Engie di semplificare la grande quantità di Audit e controlli operativi previsti internamente e sulla propria filiera, come i controlli pre-utilizzo dei DPI, gli oltre 6.000 controlli operativi svolti dai preposti sui cantieri aziendali, la gestione dei VCS per le verifiche effettuate dai dirigenti sui cantieri (con apertura di relative non conformità e azioni correttive) e dei monitoraggi su fornitori per la Divisione BtoB, la gestione degli Audit di sistema.

  • Centralizzazione delle numerose attività di audit, controlli interni e sulla filiera

  • Predisposizione di check-list per ogni necessità, configurando le tipologie di quesito e le necessità di registrazione correlate

  • Viste Lite semplificate e dedicate per utenti e operatori

  • Efficace comunicazione con i dipendenti attraverso l’uso della tecnologia mobile

Questo non solo garantisce un miglioramento continuo dei processi aziendali, ma permette anche di dimostrare l’impegno di Engie Italia verso la sostenibilità e l’innovazione, aspetti sempre più importanti per le aziende di successo nel panorama attuale.

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Indice

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