Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Molti rischi legati alla reputazione aziendale sono legati ai fornitori. Recenti casi portati in primo piano dai media hanno visto aziende di eccellenza penalizzate dal comportamento scorretto di fornitori, negli ambiti più disparati: dal personale impiegato, alle materie prime utilizzate, passando per l’utilizzo di sub-fornitori.

È per questo motivo che la filiera deve essere monitorata costantemente, deve tenere conto dei fornitori “storici” più rischiosi e di quelli acquisiti in tempi recenti. Ecco perché l’aspetto degli audit di seconda parte, quelli dedicati ai fornitori e a tutta la supply chain, assume un’importanza strategica per le aziende più lungimiranti.

Spesso gli audit vengono effettuati ancora in maniera molto approssimativa, anche in aziende di grandi dimensioni, affidandosi a fogli excel e a strumenti cartacei che non sono in grado di garantire un controllo efficace del processo, con perdita di tempo e possibili errori.

Le criticità ricorrenti quindi sono:

– Processo di programmazione delle attività lungo e complesso, con infiniti scambi di email;
– informazioni frammentate tra i vari soggetti coinvolti;
– comunicazioni tra clienti e auditor difficoltose;
– lentezza nel processo di verifica in campo e nella seguente registrazione su fogli word ed excel;
– assenza di elementi di controllo del processo.

La gestione manuale delle anagrafiche e della programmazione provoca un dispendio di risorse, la difficoltà a garantire una rapida rintracciabilità delle registrazioni.

È in questi casi che emerge l’importanza, di dotarsi di uno strumento come il Software Gestione Audit di Sinergest Suite.

Sì, il software ha una struttura modulare e consente una implementazione graduale, in base alle necessità dell’azienda.

Sì, il software si integra agilmente con i sistemi informativi in uso in azienda, assicurando un flusso dati dinamico e bidirezionale.

Gestionali/ERP (ad esempio SAP, JDE, ORACLE, Microsoft, Team System, Zucchetti, AS400,…)
Software-paghe
B.I.
E-learning
Portali web
Firme grafometriche
Distributori automatici DPI
Servizi di geolocalizzazione
Calendari e agende
Centralini
Software archiviazione documentale
Servizi IMAP
Sistemi newsletter

L’applicativo è web-based, viene installato unicamente il server (su server interno o su server cloud, in base alle preferenze dell’azienda), dopodiché vi si accede da qualsiasi PC e postazione, utilizzando qualsiasi browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari).

I tempi di start-up dei progetti su piattaforma Sinergest Suite si differenziano chiaramente in base ai moduli dell’applicativo scelti e all’eventuale necessità di modifiche allo standard di gestione, ma sono estremamente rapidi. Anche i progetti più complessi vengono realizzati nell’arco di pochi mesi.

Ogni progetto Sinergest Suite presenta tre voci di costo:

– Licenze software una tantum
– Servizi di start-up una tantum
– Canone annuale di manutenzione software e customer service

Per fornire un preventivo di base è necessario capire le caratteristiche dell’azienda, i processi oggetto di richiesta, gli obiettivi, le necessità ed eventuali criticità. Il tutto al fine di orientare la scelta sulle soluzioni più idonee a risolvere le problematiche. Generalmente consigliamo una prima call con il consulente più idoneo al fine di raccogliere le informazioni, illustrare caratteristiche e funzionamento di Sinergest Suite, definire le macro-linee di un eventuale progettot (numero e tipologia di utenti, moduli necessari, software e tecnologie da integrare, eventuali porting dati, modifiche o personalizzazioni) e fornire una stima in termini di tempi e costi. In caso di progetti complessi, consigliamo ulteriori analisi per una maggiore definizione dei requisiti e un maggior livello di dettaglio del preventivo.

Certo, il software Sinergest Suite è web-based e può essere aperto all’esterno dell’azienda, per coinvolgere clienti, fornitori, professionisti e snellire i processi di gestione.

L’applicativo dispone inoltre di una ‘vista lite’ (semplificata), creata proprio per gli utenti che devono inserire o consultare solo pochi dati.

L’applicativo Sinergest Suite è molto ampio e dispone di viste speciali e verticalizzazioni create ad hoc per settori e necessità differenziate. Per questo motivo preferiamo organizzare un incontro/demo via web o presso la sede dell’azienda, in modo da approfondire le esigenze e visualizzare la soluzione più idonea ad ogni realtà.

Successivamente non c’è alcun problema ad attivare un utente e una password ‘di prova’ per un periodo di tempo chiaramente limitato.