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Dettagli progetto
Cliente
Gruppo Belron – Carglass®
Settore
Automotive – Servizi
Moduli utilizzati
Carglass®, gruppo Belron®, è la società specialista in Italia per la riparazione e la sostituzione dei cristalli degli autoveicoli e assiste più di 320.000 automobilisti ogni anno. Dal 2017 Carglass® opera anche nel campo della carrozzeria, tramite centri di proprietà e centri affiliati.
Il gruppo Belron è una società leader nel mondo per la riparazione e la sostituzione dei cristalli delle automobili. Come gruppo assiste più di 8 milioni di clienti ogni anno, in media un cliente ogni quattro secondi. A Belron fanno capo molti dei nomi più importanti nell’ambito della riparazione e sostituzione dei cristalli delle automobili, tra cui Autoglass in Gran Bretagna, O’Brien in Australia e Safelite negli Stati Uniti.
Con centinaia di centri assistenza (di proprietà e affiliati) sparsi in tutta Italia, l’azienda lavora quotidianamente per rispettare alti livelli di qualità.
Immagini progetto
Sfida
Informatizzazione del ciclo di gestione dell’Audit
La necessità di Carglass era quella di poter gestire gli audit in tutto il loro ciclo: dalla programmazione all’esecuzione, fino agli interventi correttivi e alle analisi statistiche.
Tra centri di assistenza vetro e carrozzerie, Carglass svolge la gestione degli audit su un elevato numero di strutture. Pertanto è stato indispensabile contare su un meccanismo di programmazione snello, rapido da utilizzare e agile, in grado di prestarsi a modifiche altrettanto semplici e veloci.
L’organizzazione Belron prevede, per i centri di proprietà, un raggruppamento delle sedi da auditare in cluster, a loro volta raggruppate in district e infine in regioni. Per i centri in franchising le sedi da auditare sono raggruppate, a oggi, in quattro aree. I manager di ciascun livello organizzativo sono costantemente informati dei risultati e coinvolti nella determinazione delle misure correttive da introdurre.
La struttura può subire modifiche a ogni livello, per questo l’implementazione del progetto deve garantire flessibilità e centralizzazione delle informazioni. Le modifiche apportate a qualsiasi gradino della struttura devono potersi propagare a tutti i livelli coinvolti, sia per quanto riguarda le schede anagrafiche dei centri, sia per quanto riguarda i manager coinvolti nel nuovo assetto. Deve garantire, inoltre, semplicità nel programmare gli audit e nell’apporre modifiche a questa programmazione.
Necessario è anche gestire i criteri e le priorità che guidano la programmazione: disponibilità degli auditor, periodicità previste e risultati ottenuti nei precedenti audit. Fondamentale anche l’introduzione di dispositivi mobili per la conduzione delle verifiche, al fine di eliminare supporti cartacei ed informazioni frammentate.
Soluzione
Agilità e flessivilità nella programmazione e nella gestione
L’utilizzo del software Gestione Audit di Sinergest Suite ha risposto alle necessità di Carglass. Strategica è la creazione di un planning per la programmazione veloce.
Ciascun programma è lanciato da una sorta di pagina di calendario che consente di scegliere il centro (il sistema li mostra in ordine per visualizzare quelli che hanno un audit più vecchio e con peggior risultato). Il sistema consente anche di escludere una data perché occupata da altri impegni dell’auditor.
Il software permette di visualizzare anche gli stati di avanzamento (a che punto è la programmazione annuale per ciascuna delle due region), con possibilità di seguire la programmazione mediante dashboard e diagrammi e rilevare le criticità.
La App per la conduzione di Audit permette di fare registrazioni in campo tramite tablet e rende pratica e intuitiva l’esecuzione delle attività tra cui: elenco degli audit da considerare e relativo calendario; disponibilità dell’elenco quesiti e informazioni correlate; registrazione evidenze e anomalie; a ogni quesito upload di foto (sulle quali possono essere riportate indicazioni e appunti), video, raccolta di firma digitale dei responsabili auditati; indicatori di stato dell’audit ed esiti.
Alla chiusura dell’audit, in presenza della connessione con il server, tutte le informazioni raccolte in mobilità generano la compilazione automatica della check-list presente sul rapporto di audit. Successivamente l’auditor può completare la verbalizzazione e gestire le anomalie aprendo il relativo Action Plan.
A supporto delle attività di audit, l’azienda si è dotata anche del modulo Controlli Operativi e correlata app per smartphone. In questo caso lo strumento ha lo scopo di compilare, in mobilità, semplici liste di riscontro per le verifiche che gli operatori devono svolgere sulle attività. Rispetto agli audit, la registrazione è ancora più semplice e prevede l’esito, la possibilità di allegare una foto e un commento a ogni quesito, l’opportunità di formalizzare in tempo reale le eventuali azioni correttive intraprese.
Tutte le informazioni sono successivamente integrate dal server e rese disponibili per consultazioni, analisi e rielaborazioni nella versione desktop del modulo.
Risultati
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Semplicità nel programmare gli audit e nell’apporre modifiche alla programmazione
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Centralizzazione di dati e informazione e pratica rielaborazione attraverso Dashboard e diagrammi
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Eliminazione supporti cartacei ed agilità nella conduzione degli Audit attraverso l’utilizzo della App su tablet
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Controllo centralizzato sugli stati di avanzamento delle attività e facile rilevazione di eventuali criticità
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Monitoraggio sulla gestione del post-audit ed eventuali anomalie rilevate mediante utilizzo Action Plan
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