Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Il modulo Software Gestione Audit Fornitori di Sinergest Suite consente di gestire gli Audit di seconda parte in ambito Qualità, Sicurezza sul lavoro, Ambiente, Sicurezza dei dati, GDPR/Privacy, Energia, ESG (sostenibilità), o qualsiasi altra tipologia. Con a supporto viste Lite (semplificate) per il coinvolgimento dei fornitori (scelta opzionale), e due tipologie di APP tanto semplici da utilizzare quanto evolute (una per la compilazione delle check-list in campo ed una per la conduzione di Audit da remoto), il modulo Audit Fornitori è senza dubbio una delle “eccellenze” nell’ambito delle soluzioni Sinergest Suite. Per la conduzione di verifiche e ispezioni meno strutturate sia interne che ai fornitori, si consiglia di consultare la sezione del presente sito web dedicata al modulo Sinergest Suite “Controlli Operativi con Check-list”.

Modelli di audit checklist

Grazie ad un’elevata configurabilità, il sistema permette di “modellare” tutti i modelli di checklist necessari, per qualsiasi campo di applicazione. Ogni modello di audit checklist può essere predisposto configurando i quesiti, suddividendoli in “capitoli”, optando o meno per la gestione di un esito si/no/n.a. per singolo quesito, pianificando per ogni quesito l’obbligatorietà o meno per la registrazione di “evidenze” oltre che, ovviamente, degli eventuali rilievi.

Programmazione Audit

L’applicativo gestisce la programmazione degli Audit a fornitore tramite una scheda ad hoc. Attraverso uno speciale meccanismo di “programmazione multipla” è possibile pianificare in contemporanea con un click, un elevato numero di Audit, in modo estremamente semplice e rapido. Sistema di Gestione, fornitore e stabilimento/sede, tipologia e oggetto dell’Audit, lead auditor e auditors, giorni di audit e date, sono alcune delle informazioni principali gestite.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Metodi di rating

Il modulo permette la creazione di metodi di rating per il calcolo di un punteggio in base all’importanza di ogni quesito ed al livello di conformità dello stesso, per calcolare e classificare il risultato dell’audit.
Il calcolo del punteggio può essere eseguito per singolo quesito, per capitolo della check-list e per ogni Audit.

Compilazione Checklist, Rapporto e gestione dei rilievi

Per ogni Audit il sistema predispone un Rapporto, che contiene tutte le informazioni di base ereditate dalla programmazione, la audit checklist da utilizzare  e l’eventuale metodo di rating. La compilazione della checklist può essere effettuata sul sistema tramite portatile oppure in mobilità tramite APP Audit, così come uno specifico strumento mobile per la compilazione via remoto. Al termine i rilievi vengono formalizzati e classificati, e possono generare l’apertura un action plan gestito direttamente nel Rapporto e inviato al fornitore. Altra opzione l’apertura di vista lite semplificata al fornitore per un’interazione diretta nel sistema.

Check list valutazione fornitori

Scopri tutte le potenzialità di una gestione informatizzata per gli audit di seconda parte.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Possibilità di configurare e tenere sotto controllo specifiche qualifiche da assegnare agli auditor interni o esterni per le diverse tipologie di Audit.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Il cliente predispone tutti i modelli di audit checklist necessari e configurare tutte le opzioni d’uso e gestione offerte dal sistema.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Il meccanismo di “programmazione multipla” consente di programmare con pochi click grandi moli di Audit a fornitore.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

La check-list può essere compilata tramite PC o laptop con accesso da Vista Utente Ordinario o Utente Lite (semplificato), o tramite APP Audit per tablet. Vedi di seguito inoltre la descrizione dell’add-on Virtual Audit e APP Audit Remnoto.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Tramite accesso con Utente Lite (semplificato) il fornitore può essere coinvolto nel sistema per prendere visione del rapporto e gestire l’Action Plan a fronte dei rilievi verbalizzati, e relativo scadenzario supportato da notifiche email e sms automatiche.

Performance di eccellenza nella gestione dei tuoi audit di seconda parte

Le caratteristiche di Sinergest Suite lo rendono il tool organizzativo perfetto per le organizzazioni che puntano all’eccellenza nei processi di gestione audit a fornitori.

Semplice e intuitivo

Il software è dotato di un’interfaccia intuitiva che consente una facile navigazione ed interazione. Per agevolare l’operatività immediata di ogni tipologia di utente, il software dispone di tre diverse interfacce: Utente Ordinario (per gli owner dei processi), Utente Lite (per gli operativi interni, i fornitori e i clienti) e le APP per tablet e smartphone.

Modulare e flessibile

Il software gestione audit fornitori Sinergest Suite consente una implementazione modulare. L’estrema flessibilità della tecnologia consente inoltre modifiche e personalizzazioni che modellano lo strumento per assicurare la migliore soluzione per ogni progetto, fino allo sviluppo di moduli totalmente Custom.

Scalabile

Il sistema è progressivamente estendibile a più processi, a più Sistemi di Gestione, a ulteriori legal entity, all’utilizzo di più lingue, al coinvolgimento di fornitori, clienti, professionisti. Il software è cosi in grado di supportare nel tempo la crescita aziendale e le esigenze sempre nuove di aziende e operatori.

Integrabile

Sinergest Suite è in grado di integrare in modo bidirezionale qualsiasi tipo di software (ERP, schedulatori, PLM, CRM, BI, …) e tecnologia (IoT, machine learning, cognitive, AI, ..) già presente in azienda o prevista per lo sviluppo di progetti innovativi, processando rapidamente i dati in un unico flusso di gestione.

Cosa puoi fare con il nostro Software Audit Fornitori?

La gestione degli Audit a Fornitori Sinergest Suite è frutto della conduzione di oltre 20 anni di Audit in campo da parte dei nostri Project Manager e di un’esperienza di oltre 6 anni nell’implementazione del modulo in grandi aziende e multinazionali, oltre che presso enti di certificazione nazionali ed internazionali. Ecco cosa puoi fare con la nostra piattaforma: modelliamo insieme la tua soluzione.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)
Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Configura le tue opzioni operative

Grazie ad anni di esperienza sul campo e all’alta competenza specifica, il modulo è estremamente configurabile e con l’aiuto dei nostri Project Manager (tutti auditor qualificati) ti supporteremo in fase di “start up” per analizzare e scegliere tra le opzioni disponibili. Alcuni esempi. Rendi obbligatoria la “registrazione di evidenze” o decidi se utilizzare un esito (si/no, ok/ko,…) per ogni quesito, valuta se assegnare o meno un livello di importanza ad ogni quesito per avvalerti di un meccanismo di rating utile per oggettivare i risultati degli audit condotti. Puoi suddividere i quesiti di una check-list per capitoli (o sezioni), puoi decidere di tabellare i rilievi per poter effettuare rielaborazioni e statistiche.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Check list di valutazione fornitori

Puoi creare, importare e aggiornare tutti i modelli di check-list che riterrai necessari nella gestione di tutte le tipologie di Audit Fornitore.
Alla creazione del Rapporto di Audit potrai decidere quale check-list utilizzare ed il sistema la renderà disponibile per l’Audit specifico. 
A te decidere se rendere personalizzabile o meno la check-list per modificarla, inserire o cancellare quesiti, cambiarne l’ordine (sequenza), nell’ambito dell’Audit che stai gestendo.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Programmazione

L’azienda può decidere di programmare gli Audit ad inizio oppure in corso d’anno, in base alle proprie necessità e procedure. La compilazione della “Scheda Programmazione” permette di individuare tutte le informazioni necessarie, dove, cosa e chi sottoporre ad Audit, chi dovrà eseguire l’Audit e soprattutto quando.
Mediante un meccanismo di notifiche automatiche il sistema può informare il team di audit e i responsabili del Fornitore, in modo da accertarne la disponibilità.
Nei casi in cui la programmazione riguardi numerosi Audit, il software dispone di un meccanismo di “programmazione multipla” capace di garantire con semplicità un notevole risparmio di tempo.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Rapporto di Audit

Il Rapporto può essere creato in automatico dalla programmazione, oppure manualmente anche senza essere stato previsto.
Se creato dalla programmazione, la scheda integrerà automaticamente tutte le informazioni in precedenza registrate, che potranno anche essere modificate. 
Il Rapporto propone la check-list prescelta che può essere compilata tramite PC e Portatile indifferentemente nella Vista Utente Ordinario (Owner) o tramite Vista Lite (semplificata), ma l’utilizzo dell’APP Audit per tablet (uso anche off-line) è senza dubbio l’opzione migliore.
Tutte le informazioni possono essere raccolte “in mobilità”, le foto, i video e le firme allegati, vengono automaticamente importati nel rapporto. Il lead auditor può rielaborare le informazioni e definire i rilievi, classificarli per poi chiudere la verbalizzazione. I rilievi vengono gestiti con la definizione di un Action Plan e relative to do list di controllo.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Virtual Audit e APP Audit Remoto

Per la gestione di Audit da remoto, la soluzione Sinergest Suite permette di inoltrare dal Rapporto di Audit, un’email di invito a tutti i soggetti da auditare con link per scaricare su proprio smartphone l’apposita APP Audit Remoto.
La APP permette il collegamento diretto con Il Rapporto e la Check-list gestiti dall’Auditor.
La tecnologia di “live streaming” integrata all’applicativo permette una video-chat tra i due soggetti e di mostrare all’auditor, tramite il device, documenti, aree, situazioni,…
Il modulo Sinergest Suite tramite specifico add-on, mette a disposizione dell’Auditor una speciale visualizzazione della check-list. All’interno di un’unica area di lavoro l’Auditor visualizza la check-list e può compilarla in modo estremamente semplice ed intuitivo, vede le immagini mostrate dal soggetto auditato e può scattare foto che vengono automaticamente allegate ai quesiti. Alcuni Vantaggi? Eliminazione dei vincoli per lo spostamento fisico, continuità operativa, drastica riduzione costi, tempi e rischi.

Audit Fornitori (Audit di seconda parte)

Gestione rilievi e Action Plan

Le fasi finali del processo prevedono l’analisi delle evidenze e rilievi raccolti e le decisioni in merito alla loro formalizzazione.
I rilievi possono essere descritti, rielaborati, classificati in base ai criteri scelti dall’azienda, tabellati per eventuali analisi statistiche. 
Ogni ogni rilievo è gestito nell’Action Plan, concordato con il Fornitore.
Il sistema per il controllo delle attività dispone di dashboard di alert, di notifiche automatiche via email e sms, configurabili, di to do list per tutte le azioni e i trattamenti disposti.
Ulteriore opzione da valutare da parte del cliente è il coinvolgimento nel sistema tramite Viste Lite semplificate del Fornitore per la presa visione del Rapporto e per la gestione dell’Action Plan.

Alcune schermate del prodotto

Software Gestione Audit a Fornitori

Rapporti

Gestione Audit a Fornitori

Rapporti

Gestione Audit a Fornitori

Rapporti

Gestione Audit a Fornitori

Rapporti

Gestione Audit a Fornitori

Scheda Rapporto

Gestione Audit a Fornitori

Modelli Check-List

Gestione Audit a Fornitori

Programmazione

Gestione Audit a Fornitori

Action Plan

Gestione Audit a Fornitori

Raccolta allegati

Gestione Audit a Fornitori

Stato quesito

Gestione Audit a Fornitori

Completamento check-list

Gestione Audit a Fornitori

Capitoli e quesiti

Gestione Audit a Fornitori

    FAQ

    Perché il monitoraggio dei fornitori è importante per la Brand Reputation?
    Molti rischi legati alla reputazione aziendale sono legati ai fornitori. Recenti casi portati in primo piano dai media hanno visto aziende di eccellenza penalizzate dal comportamento scorretto di fornitori, negli ambiti più disparati: dal personale impiegato, alle materie prime utilizzate, passando per l’utilizzo di sub-fornitori.

    È per questo motivo che la filiera deve essere monitorata costantemente, deve tenere conto dei fornitori “storici” più rischiosi e di quelli acquisiti in tempi recenti. Ecco perché l’aspetto degli audit di seconda parte, quelli dedicati ai fornitori e a tutta la supply chain, assume un’importanza strategica per le aziende più lungimiranti.

    Perché gestire gli Audit a fornitori con uno strumento informatizzato?
    Spesso gli audit vengono effettuati ancora in maniera molto approssimativa, anche in aziende di grandi dimensioni, affidandosi a fogli excel e a strumenti cartacei che non sono in grado di garantire un controllo efficace del processo, con perdita di tempo e possibili errori.

    Le criticità ricorrenti quindi sono:

    – Processo di programmazione delle attività lungo e complesso, con infiniti scambi di email;
    – informazioni frammentate tra i vari soggetti coinvolti;
    – comunicazioni tra clienti e auditor difficoltose;
    – lentezza nel processo di verifica in campo e nella seguente registrazione su fogli word ed excel;
    – assenza di elementi di controllo del processo.

    La gestione manuale delle anagrafiche e della programmazione provoca un dispendio di risorse, la difficoltà a garantire una rapida rintracciabilità delle registrazioni.

    È in questi casi che emerge l’importanza, di dotarsi di uno strumento come il Software Gestione Audit di Sinergest Suite.

    Sinergest Suite è modulare?
    Sì, il software ha una struttura modulare e consente una implementazione graduale, in base alle necessità dell’azienda.

    Sinergest Suite è integrabile a qualsiasi gestionale?
    Sì, il software si integra agilmente con i sistemi informativi in uso in azienda, assicurando un flusso dati dinamico e bidirezionale.

    Gestionali/ERP (ad esempio SAP, JDE, ORACLE, Microsoft, Team System, Zucchetti, AS400,…)
    Software-paghe
    B.I.
    E-learning
    Portali web
    Firme grafometriche
    Distributori automatici DPI
    Servizi di geolocalizzazione
    Calendari e agende
    Centralini
    Software archiviazione documentale
    Servizi IMAP
    Sistemi newsletter

    Come funziona l’installazione?
    L’applicativo è web-based, viene installato unicamente il server (su server interno o su server cloud, in base alle preferenze dell’azienda), dopodiché vi si accede da qualsiasi PC e postazione, utilizzando qualsiasi browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari).

    Quali sono i tempi di implementazione di Sinergest Suite?
    I tempi di start-up dei progetti su piattaforma Sinergest Suite si differenziano chiaramente in base ai moduli dell’applicativo scelti e all’eventuale necessità di modifiche allo standard di gestione, ma sono estremamente rapidi. Anche i progetti più complessi vengono realizzati nell’arco di pochi mesi.

    Qual è il prezzo di Sinergest Suite?

    Ogni progetto Sinergest Suite presenta tre voci di costo:

    – Licenze software una tantum
    – Servizi di start-up una tantum
    – Canone annuale di manutenzione software e customer service

    Per fornire un preventivo di base è necessario capire le caratteristiche dell’azienda, i processi oggetto di richiesta, gli obiettivi, le necessità ed eventuali criticità. Il tutto al fine di orientare la scelta sulle soluzioni più idonee a risolvere le problematiche. Generalmente consigliamo una prima call con il consulente più idoneo al fine di raccogliere le informazioni, illustrare caratteristiche e funzionamento di Sinergest Suite, definire le macro-linee di un eventuale progettot (numero e tipologia di utenti, moduli necessari, software e tecnologie da integrare, eventuali porting dati, modifiche o personalizzazioni) e fornire una stima in termini di tempi e costi. In caso di progetti complessi, consigliamo ulteriori analisi per una maggiore definizione dei requisiti e un maggior livello di dettaglio del preventivo.

    Posso dare l’accesso a Sinergest Suite ai miei clienti/fornitori/consulenti?
    Certo, il software Sinergest Suite è web-based e può essere aperto all’esterno dell’azienda, per coinvolgere clienti, fornitori, professionisti e snellire i processi di gestione.

    L’applicativo dispone inoltre di una ‘vista lite’ (semplificata), creata proprio per gli utenti che devono inserire o consultare solo pochi dati.

    Posso avere un trial del software?
    L’applicativo Sinergest Suite è molto ampio e dispone di viste speciali e verticalizzazioni create ad hoc per settori e necessità differenziate. Per questo motivo preferiamo organizzare un incontro/demo via web o presso la sede dell’azienda, in modo da approfondire le esigenze e visualizzare la soluzione più idonea ad ogni realtà.

    Successivamente non c’è alcun problema ad attivare un utente e una password ‘di prova’ per un periodo di tempo chiaramente limitato.

    Customer Care - Software Gestione Audit Fornitori

    Customer care

    Ogni cliente è unico. E merita il meglio: competenze e persone al servizio del cambiamento, della semplificazione organizzativa e dell’efficienza tecnologica.

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    Moduli Integrabili

    Qualifica fornitori

    Qualifica e monitoraggio fornitori

    I dati correlati agli esiti degli audit a fornitore, come i rilievi, i risultati dei punteggi ottenuti, possono essere utilizzati come input per la qualifica o per il Rating Fornitori.

    Analisi Rischi

    Analisi dei Rischi

    Nell’ambito della gestione del rischio, il modulo permette di collegare gli Audit Fornitori correlati.

    Dashboard

    Dashboard

    Tutte le informazioni correlate agli Audit Fornitori possono essere utilizzate per la costruzione di dashboard in grado di presentare in real-time l’andamento delle attività o di analizzare e rielaborare i dati di periodo.

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