Registro delle Non Conformità: La Guida Completa alla Gestione Secondo ISO 9001

INDICE

La gestione delle non conformità rappresenta uno degli aspetti più critici per le aziende che vogliono mantenere elevati standard qualitativi e rispettare i requisiti normativi. 

Un registro delle non conformità strutturato ed efficace è lo strumento fondamentale per monitorare, analizzare e risolvere le deviazioni dai processi standard.

In questo articolo, esploreremo in dettaglio come implementare e gestire un sistema efficace per il registro delle non conformità, analizzando le difficoltà più comuni e fornendo soluzioni concrete.

Cosa sono le non conformità aziendali?

Le anomalie o non conformità aziendali sono situazioni in cui un’azienda si discosta dalle regole, dalle politiche, dalle normative o dalle aspettative interne ed esterne.

In termini più formali, una “Non Conformità” è un mancato soddisfacimento di un requisito applicabile e definito dalle specifiche.

La deviazione può essere inerente ad un processo, prodotto e/o requisito.

Queste anomalie possono manifestarsi in tutti gli ambiti aziendali, inclusi:

• Processi produttivi
• Sistemi di sicurezza sul lavoro
• Pratiche commerciali
• Politiche di assunzione
• Gestione ambientale

È importante conoscere, analizzare e gestire le anomalie o non conformità aziendali perché possono avere un impatto significativo sulla reputazione dell’azienda, sulla sua capacità di mantenere la conformità normativa, sulla produttività e sulla qualità dei prodotti o servizi offerti.

L’importanza del registro delle non conformità

Il registro delle non conformità non è un semplice elenco di problemi, ma uno strumento strategico di gestione aziendale.

Anche le organizzazioni più efficienti nel loro operato giornaliero possono imbattersi in accadimenti, incidenti, deviazioni, dipesi da loro o da cause esterne, che si possono tramutare in una deviazione.

Un sistema efficace di gestione delle non conformità deve:

• Documentare le anomalie riscontrate
• Analizzare le cause profonde
• Definire le azioni correttive
• Verificare l’efficacia delle soluzioni implementate
• Prevenire il ripetersi di situazioni simili

La procedura non deve solamente essere utile per la risoluzione delle deviazioni, tramite azioni correttive o azioni preventive. Ma deve essere anche un efficace contenitore di studio per l’analisi delle cause profonde ed evitare il ri-accadimento della medesima.

Come strutturare un registro delle non conformità efficace

Nella procedura delle non conformità dovranno essere evidenziati gli strumenti da utilizzare in fase di analisi delle cause profonde.

Per creare un registro completo ed efficace, è necessario includere:

1. Dati di identificazione: Ricezione di un reclamo, di una deviazione interna e/o da parte dell’esterno; Trascrizione sul modulo delle non conformità che includa numero identificativo, data, riferimenti a cliente/fornitore, commessa e altri elementi per la tracciabilità.
   
2. Descrizione della non conformità: Categorizzazione del tipo di NC e descrizione dettagliata, possibilmente supportata da evidenze come fotografie o relazioni tecniche.
   
3. Team di gestione: Identificazione del responsabile della gestione e della chiusura, insieme alle persone informate.
   
4. Azioni immediate: Correzione – L’azione immediata da parte dell’organizzazione per limitare un possibile pericolo e ripristinare la conformità.
   
5. Analisi delle cause radice: Analisi delle cause – La valutazione delle cause profonde per le quali è scaturita l’accadimento. Da effettuare per poter adottare azioni correttive consone e risolutive a gestione delle non conformità.
   
6. Piano di azioni correttive: Azioni correttive – Le azioni correttive, frutto dell’analisi delle cause, necessaria per la risoluzione della deviazione.
   
7. Verifica dell’efficacia: Verifica dell’efficacia dell’azione – La verifica atta a verificare la coerenza ed efficacia delle azioni correttive e/o azioni preventive implementate.
   
8. Valutazione economica: Calcolo dei costi associati alla non conformità.

Come gestire efficacemente le non conformità

La gestione efficace delle non conformità segue un processo ben definito.

Il processo temporale da seguire nella gestione delle deviazioni sarà:

1. Ricezione di un reclamo, di una deviazione interna e/o da parte dell’esterno;
2. Trascrizione sul modulo delle non conformità;
3. Analisi profonda della deviazione e del reclamo ricevuto;
4. Correzione immediata della deviazione;
5. Verificare se si debba eventualmente bloccare un prodotto o considerarlo non commercializzabile;
6. Comunicazione eventuale agli organi competenti;
7. Azione correttiva da applicare per eliminare la causa che ha portato alla deviazione;
8. Verifica dell’efficacia da effettuare su campo per sincerarsi che l’azione intrapresa sia coerente con la deviazione;
9. Chiusura della non conformità, resoconto costi, danni.

Strumenti per la gestione digitale del registro non conformità

Esistono molti modi su come scrivere una non conformità.

Quelli più diffusi possono essere semplificati in due:

1. L’utilizzo di un modulo, molto spesso un file Word o un PDF compilabile, la cui compilazione permette di definire una non conformità completa di tutti i requisiti essenziali;
2. L’utilizzo di un registro, quasi sempre un file XLS, che consente di effettuare qualche semplice tipo di filtro e aggregazione di dati.

Tuttavia, la soluzione ottimale è quella di dotarsi di uno strumento digitale dedicato alla gestione delle Non Conformità e dei Reclami in grado di:

• Guidare nella compilazione dei campi, anche attraverso elenchi a tendina e controlli;
• Produrre una reportistica dettagliata e riepilogarne i contenuti in registri;
• Inviare notifiche alle persone interessate e promemoria rispetto ai tempi di gestione;
• Raccogliere e analizzare i dati attraverso indicatori e statistiche.

Sinergest Suite offre una soluzione integrata per la gestione delle non conformità che permette di superare i limiti degli strumenti tradizionali, garantendo un controllo completo sui processi di qualità.

Difficoltà comuni nella gestione delle non conformità

Ci sono diverse difficoltà che le aziende possono incontrare nel raccogliere le informazioni relative alle anomalie o non conformità e nel gestirle nel modo corretto:

1. Difficoltà nella rilevazione: A volte le non conformità possono non essere evidenti o visibili, rendendo difficile la loro individuazione. La mancanza di un sistema di monitoraggio adeguato può rendere difficile rilevare o segnalare eventuali problemi ed errori nella produzione.
   
2. Tendenza alla gestione immediata senza registrazione: A questo si aggiunge la tendenza a gestire nell’immediato la non conformità ritenendola ‘evento isolato’ che non merita il dispendio di energie legato alla sua registrazione, all’analisi delle cause e al successivo trattamento, con eventuale apertura di azioni correttive. Tale tendenza causa il mancato controllo delle inefficienze aziendali e dei costi associati.
   
3. Informazioni incomplete: Può essere difficile raccogliere informazioni complete e accurate sulle non conformità, in particolare se le informazioni sono sparse tra diverse fonti o se il personale coinvolto non fornisce dati sufficienti o precisi.
   
4. Difficoltà di interpretazione: Le informazioni raccolte possono essere complesse e richiedere una competenza specifica per interpretarle correttamente.
   
5. Carenza di risorse: Può essere difficile gestire le anomalie o non conformità in modo tempestivo se l’azienda non ha le risorse necessarie, come personale dedicato o budget sufficiente.
   
6. Resistenza al cambiamento: Le persone coinvolte potrebbero resistere al cambiamento, rendendo difficile l’implementazione di nuove politiche o processi per correggere le non conformità.
   
7. Mancanza di un sistema integrato: Se l’azienda non ha un sistema integrato per la gestione delle anomalie o non conformità, potrebbe essere difficile tenere traccia dei problemi e dei loro status, nonché monitorare le azioni correttive.
   
8. Scarso coinvolgimento del personale: Il coinvolgimento del personale è fondamentale per la gestione delle anomalie o non conformità. Se il personale non è coinvolto e non si sente responsabile per la risoluzione dei problemi, potrebbe esserci una mancanza di impegno e di supporto.

Come classificare le non conformità

Durante un audit di verifica, sia interno che di certificazione da parte di un organismo terzo, verranno raccolte delle evidenze che possono essere valutate come delle deviazioni, definite come segue:

• Raccomandazione o opportunità di miglioramento: Quando il requisito è soddisfatto ma si evidenziano dei possibili miglioramenti atti a prevenire possibili deviazioni future;
  
• Non Conformità Minore: Quando il requisito non è soddisfatto nella totalità e non riguarda aspetti impattanti sui requisiti legali applicabili;
  
• Non Conformità Maggiore: Quando un requisito impattante sui requisiti applicabili non è stato soddisfatto.
  

A seconda della norma o standard implementato, ci possono essere anche valutazioni differenti:

• Punteggio a percentuale di conformità per i requisiti;
• Punteggio con indicazione con delle lettere per definire la percentuale di conformità ai requisiti;
• Definizione di KO per quei requisiti che non possono essere soddisfatti, di solito fanno riferimento a requisiti legali per la prevenzione della salute umana ed ambientale.

Strategie di prevenzione delle non conformità

La prevenzione è sempre il miglior approccio per ridurre l’incidenza delle non conformità. Le anomalie o non conformità aziendali possono essere ridotte attraverso la pianificazione e l’implementazione di un sistema di gestione della qualità, che prevede un insieme di politiche, procedure e metodologie volte a garantire che i prodotti o i servizi dell’azienda soddisfino le esigenze dei clienti e le normative applicabili.

Ecco le strategie più efficaci:

1. Formazione del personale

Il personale dell’azienda deve essere formato sui processi di produzione, sui controlli di qualità, sulle normative applicabili e sulle politiche e procedure dell’azienda. La formazione deve essere regolare e aggiornata per garantire che il personale sia sempre al passo con le novità.

2. Implementazione di sistemi di monitoraggio

L’azienda può implementare sistemi di monitoraggio dei processi di produzione e dei controlli di qualità, per identificare eventuali anomalie o non conformità in tempo reale.

3. Audit interni

L’azienda può condurre regolari audit interni per appurare l’efficacia del sistema di gestione della qualità e individuare eventuali aree di miglioramento.

4. Controlli operativi con check-list

I controlli operativi con check-list sono ispezioni in campo per verificare l’assenza di elementi di rischio direttamente o indirettamente correlati a situazioni reali o potenziali di non conformità.

5. Coinvolgimento dei fornitori

L’azienda può coinvolgere i propri fornitori nel sistema di gestione della qualità, chiedendo loro di rispettare le stesse politiche e procedure adottate dall’azienda.

Conclusione

Un registro delle non conformità efficace è molto più di un semplice strumento di documentazione: è un elemento strategico per il miglioramento continuo dell’azienda.

La prevenzione delle anomalie o non conformità aziendali richiede un approccio sistematico e una cultura della qualità all’interno dell’azienda.

L’adozione di politiche e procedure specifiche, la formazione del personale, l’implementazione di sistemi di monitoraggio e l’audit interno e il coinvolgimento dei fornitori, possono aiutare l’azienda a prevenire le anomalie o non conformità e a garantire la qualità dei suoi prodotti o servizi.

Implementare Sinergest Suite per la gestione delle non conformità significa dotarsi di uno strumento avanzato che trasforma la gestione delle anomalie da semplice adempimento normativo a vera opportunità di miglioramento per l’intera organizzazione.

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