La complessità affrontata da Arbi nasce dalla struttura stessa dell’approvvigionamento ittico.
L’interlocutore commerciale con cui l’azienda si rapporta è quasi sempre un venditore, mentre il fornitore effettivo della materia prima è spesso l’imbarcazione che effettua la pesca.
Le informazioni sul subfornitore transitano quindi attraverso il venditore, che resta responsabile dell’ordine e la stessa referenza può provenire da imbarcazioni diverse a seconda dell’area di pesca e del periodo dell’anno.
Questa catena si estende su scala globale e intreccia requisiti della normativa europea con requisiti extraeuropei, coinvolgendo soggetti che raramente hanno la struttura organizzativa di un’azienda manifatturiera.
Il processo di qualifica risulta perciò particolarmente delicato e allo stesso tempo decisivo, perché riguarda un prodotto alimentare soggetto a stringenti requisiti di sicurezza.
Mappare e tenere sotto controllo la rete di subfornitura rappresentava il requisito fondamentale del progetto.
A questo si aggiunge un secondo livello di complessità.
La qualifica dell’azienda fornitrice non esaurisce le esigenze di controllo, perché i documenti necessari dipendono anche dall’articolo acquistato.
Due fornitori appartenenti alla stessa categoria merceologica, ai quali vengono richiesti gli stessi documenti aziendali, possono infatti fornire articoli con criticità molto diverse in relazione al processo produttivo in cui vengono impiegati.
Ogni articolo richiede quindi un proprio set documentale e per ciascuno occorre poter verificare se la documentazione raccolta sia completa oppure parziale.
Il terzo elemento riguarda la sostenibilità.
Arbi ha strutturato un proprio sistema di gestione in questo ambito e ha espresso la necessità di raccogliere informazioni rivolgendo le domande direttamente a chi opera all’origine della fornitura.
Il venditore, per posizione nella filiera e per natura del rapporto commerciale, non è nella condizione di rispondere a un questionario di sostenibilità riferito alla fase di produzione della materia prima.
La difficoltà si accentua per la varietà dei soggetti coinvolti, che cambiano per dimensione, livello di organizzazione e tipologia di prodotto conferito e che richiedono quindi modalità di coinvolgimento proporzionate alle capacità operative di ciascuno.
Su tutto questo incide l’assenza di un sistema informatizzato dedicato a questi processi.
Senza un ambiente unico in cui raccogliere documenti, questionari e informazioni sui subfornitori, ogni aggiornamento dipende da scambi individuali, le risposte restano difficili da confrontare e da ricondurre ad una valutazione complessiva ed il collegamento con le scadenze documentali già monitorate resta affidato a verifiche svolte volta per volta.
La visione d’insieme sulla filiera deve essere sempre ricostruita, invece di essere disponibile. La ricostruzione di questi meccanismi ha richiesto una fase di analisi lunga e articolata, perché molte delle particolarità della filiera appartengono alla routine quotidiana dell’azienda e vengono formalizzate solo nel momento in cui il processo viene descritto ad un interlocutore esterno.
