Qualifica fornitori e gestione dei rischi: quando è davvero efficace?

Una valutazione accurata dei fornitori è diventata un aspetto cruciale per le aziende. Identificare fornitori affidabili ed in grado di soddisfare le esigenze dell’azienda diventa essenziale per garantire un flusso di approvvigionamento stabile e affidabile.

I processi di qualifica e monitoraggio dei fornitori, che prima erano importanti soprattutto in ottica di gestione della qualità, hanno assunto una rilevanza sempre più strategica ai fini della gestione di rischi e delle opportunità legate alla catena di fornitura.

Sono diventati processi sempre più complessi da gestire, con un aumento di numero e tipologia di requisiti richiesti al fornitore e di adeguati indicatori per il suo monitoraggio, con dati raccolti da più ambiti aziendali.

Qualifica Fornitori

La qualifica del fornitore prevede una verifica dei requisiti mediante:

• Accertamento requisiti finanziari
• Richiesta di requisiti tecnici e di qualità
• Evidenze di competenza organizzativa (Audit)
• Riscontro sulla politica etica e di sostenibilità
• Evidenze di conformità normativa
• Analisi del contesto in cui opera il fornitore
• Analisi della Reputazione

Monitoraggio del fornitore

Il monitoraggio del fornitore prevede una valutazione del mantenimento dei requisiti nel tempo mediante:

• Monitoraggio degli indicatori finanziari del fornitore
• Indicatori di monitoraggio dei requisiti di qualità
• Indicatori relativi a tempestività della risposta
• Audit al fornitore (tendenza intensificata negli ultimi anni)
• Aggiornamento di tutte le evidenze documentali e richiesta di questionari
• Verifica della gestione dei rischi da parte del fornitore

Per essere definiti davvero efficaci, i processi di qualifica e monitoraggio devono essere utili alle scelte strategiche dell’azienda, che potrebbero indirizzare verso una diversificazione delle catena di fornitura (per il rischio di interruzione catena, rischi legati al cambiamento del contesto e al cambiamento normativo) o verso il potenziamento dei rapporti di partnership (ad esempio quando esistono condizioni favorevoli alla sostenibilità, possibili opportunità negoziali, ecc.), arrivando a incoraggiare e supportare il fornitore nella direzione del miglioramento.

Numerose sono però le complessità della gestione, dovute a diversi elementi:

• Diverso grado di priorità per diverse tipologie di fornitura
• Criteri documentali specifici per ogni categoria di fornitura
• Coinvolgimento di funzioni aziendali diverse (procurement, legale, qualità)
• Impatto diverso per stessi criteri applicati a diverse categorie di fornitura
• Criteri potenzialmente diversi per diversa destinazione del prodotto/servizio
• Numerosità delle informazioni da monitorare
• Difficoltà ad implementare cambiamenti sui criteri di qualifica

Quello che occorre è mettere a punto un processo che abbia la flessibilità di gestire priorità di intervento, criteri documentali, raccolta e valutazione delle informazioni, che limiti l’eventuale ridondanza e abbatta le difficoltà di centralizzazione e monitoraggio delle informazioni per il mantenimento dei requisiti.

Le soluzioni individuabili per una efficace gestione dei processi di qualifica e monitoraggio dei fornitori, devono puntare su una diversificazione dei criteri di qualifica, per andare incontro all’esigenza di priorità e di poter indirizzare risorse diverse a seconda delle necessità aziendali su ambiti di fornitura diversi.