Software Gestione Reclami

Software Gestione Reclami di Sinergest Suite è il software dedicato alla raccolta e al trattamento di reclami da parte dei clienti correlati ai prodotti/servizi forniti e a qualunque ulteriore aspetto organizzativo oggetto di contestazione. Resta inteso che è compito di ogni organizzazione definire il proprio concetto di “reclamo” in base alle proprie specificità.

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Gestione delle segnalazioni

Possibilità di aprire segnalazioni da cliente tramite interfacce utente differenziate (ordinaria o lite). Da valutare previo analisi se aprire un Reclamo.

Registrazione del reclamo

Il reclamo può essere registrato direttamente a fronte della di contestazione oppure nascere da una precedente segnalazione. Possibilità inoltre di integrare i dati  provenienti da siti web o portali.

Reclami

Gestione reclamo e apertura non conformità e azioni correttive collegate

In base alle risultanze delle analisi effettuate si decide in merito. Il software permette di creare non conformità prodotto e azioni correttive collegate al reclamo.

Comunicazione al cliente

Il sistema tramite una specifica sezione permette di configurare comunicazioni al cliente da inviare con email per la presa in carico e le decisioni in merito.

Software Gestione Segnalazioni

Scopri tutte le potenzialità per la gestione dei reclami.

Standardizzazione delle modalità di gestione dei reclami tramite workflow dinamico personalizzabile, supportato da notifiche automatiche email/sms.

Possibilità di gestire tutte le segnalazioni da cliente valutando quando aprire un reclamo collegato, oppure apertura diretta della contestazione.

Tramite vista lite possibilità di permettere al cliente di interagire con il sistema nell’ambito del processo. Consultazione e registrazione dati ma anche scambio di documenti.

Sulla base delle informazioni richieste tramite popup successivi alla creazione del reclamo, il sistema è in grado di differenziare la configurazione della registrazione per la situazione specifica.

Nei casi in cui è necessario l’invio di un campione di prodotto del lotto contestato, per analizzare eventuali difettosità, il software è in grado di garantirne le relative registrazioni.

Performance di eccellenza

Le caratteristiche di Sinergest Suite lo rendono il tool organizzativo perfetto per le organizzazioni che puntano all’eccellenza nei processi di gestione interni.

Semplice e intuitivo

Il software è dotato di un’interfaccia intuitiva che consente una facile navigazione ed interazione. Per agevolare l’operatività immediata di ogni tipologia di utente, il software dispone di tre diverse interfacce: Utente Ordinario (per gli owner dei processi), Utente Lite (per gli operativi interni, i fornitori e i clienti) e le APP per tablet e smartphone.

Modulare e flessibile

Il software gestione qualità Sinergest Suite consente una implementazione modulare. L’estrema flessibilità della tecnologia consente inoltre modifiche e personalizzazioni che modellano lo strumento per assicurare la migliore soluzione per ogni progetto, fino allo sviluppo di moduli totalmente Custom.

Scalabile

Il sistema è progressivamente estendibile a più processi, a più Sistemi di Gestione, a ulteriori legal entity, all’utilizzo di più lingue, al coinvolgimento di fornitori, clienti, professionisti. Il software è cosi in grado di supportare nel tempo la crescita aziendale e le esigenze sempre nuove di aziende e operatori.

Integrabile

Sinergest Suite è in grado di integrare in modo bidirezionale qualsiasi tipo di software (ERP, schedulatori, PLM, CRM, BI, …) e tecnologia (IoT, machine learning, cognitive, AI, ..) già presente in azienda o prevista per lo sviluppo di progetti innovativi, processando rapidamente i dati in un unico flusso di gestione.

Cosa puoi fare con il nostro software gestione reclami?

Il nostro software reclami consente una gestione organizzata e un controllo centralizzato del processo relativo alla gestione dei reclami, introducendo uno standard operativo e ottimizzando tempi e modalità di gestione.

Software Gestione Reclami

Segnalazioni

Qualsiasi richiesta, contestazione, chiarimento, da parte dei clienti può essere tracciato mediante la scheda segnalazione. Una volta registrata, la segnalazione viene analizzata dalle funzioni aventi titolo. 
Nel caso in cui si ritenga che esistano le condizioni per la formalizzazione di un reclamo, la piattaforma permette la creazione dello stesso, opportunamente collegato alla segnalazione di origine.

Software Gestione Reclami

Scheda Gestione Reclami

Il reclamo può essere generato da una segnalazione, da un’integrazione dati da altro sistema come ad esempio un portale web, oppure direttamente da un utente. Permette la registrazione di tutte le informazioni di base, l’upload di foto o documenti, la registrazione dei prodotti o servizi contestati, e la valutazione delle anomalie e delle relative cause. A seguire verranno prese e formalizzate le decisioni del caso e comunicate al cliente. Al reclamo possono essere collegate non conformità e azioni correttive.

Software Gestione Reclami

Controllo automatico del processo: to do list, notifiche, dashboard

Il sistema dispone di strumenti che garantiscono il controllo automatico del processo di gestione dei reclami cliente. Sarà il software quindi ad informare l’utente in caso di anomalie nella gestione delle attività.
A fronte di ogni azione assegnata e relativa scadenza, l’applicativo invia notifiche email e/o sms agli incaricati, aggiornando le rispettive To Do List (scadenzari). Le notifiche possono attivarsi anche per segnalare eventi come mancate apposizioni di firme o ritardi nell’esecuzione delle attività.
La Dashboard di alert in homepage segnala all’utente all’ingresso nel sistema, la presenza di elementi “fuori controllo”.

Software Gestione Reclami

Possibilità di coinvolgimento del cliente

Tramite le Viste Lite semplificate, l’azienda ha l’opportunità di creare un utente per ogni cliente onde permettergli un’interazione nel software per la gestione della contestazione. Prendere visione delle informazioni, dei file allegati, essere informato della presa in carico e degli avanzamenti delle fasi del processo, fare richieste ed inoltrare comunicazioni inerenti la contestazione. Il portale può inoltre essere esteso a funzionalità più evolute come la messa a disposizione automatica al cliente di documentazione tecnica di prodotto, correlata alla produzione (lotti), ai controlli, certificati di analisi di laboratorio o attestazioni di conformità.

Software Gestione Reclami

Possibilità di gestire la richiesta di campioni

Tramite apposita registrazione collegata ad ogni prodotto oggetto di reclamo, il software permette la gestione dei campioni, se richiesti al cliente per la valutazione dei lotti contestati.
Il sistema traccia il processo di richiesta al cliente, e le successive fasi di identificazione, spedizione, consegna e ricezione. È inoltre possibile la predisposizione di cartellini/documenti di identificazione per il campione.

Software Gestione Reclami

Sinergest Suite Business Intelligence

Per ogni modulo del sistema l’applicativo dispone di uno strumento di Business Intelligence.
Tutti i dati correlati al modulo in oggetto, ma anche quelli integrabili da altri repository o database, possono essere raccolti, analizzati e rielaborati, fornendo input preziosi per le strategie di miglioramento.
Le Dashboard possono essere configurate sulle esigenze del cliente e messe a disposizione delle parti interessate mediante viste ordinarie o viste semplificate (lite). Sinergest Suite può inoltre trasmettere i propri dati ad altri strumenti di Business Intelligence già presenti in azienda, mediante integrazione.

Alcune schermate del prodotto

Piattaforma Software Sinergest Suite
Software Gestione Appalti - Registro degli appalti

Bacheca digitale

Lista Utenti
Software Gestione Appalti - Registro degli appalti

Bacheca digitale

Lista Utenti
Software Gestione Appalti - Registro degli appalti

Bacheca digitale

Lista Utenti

    FAQ

    Come funziona la registrazione dei reclami?
    Il software reclami permette la registrazione organizzata e sistematica di reclami così come la pronta trasmissione di dati e informazioni alle funzioni competenti per il loro trattamento. Il reclamo può essere registrato direttamente a fronte della rilevazione di contestazioni oppure nascere da una precedente segnalazione.

    È possibile programmare specifiche attività?
    Il nostro software gestione reclami consente la programmazione di specifiche attività per la gestione reclami, che attivano uno scadenzario con servizio di notifiche (e-mail o sms), configurato in base alle necessità. Il modulo permette inoltre di collegarsi direttamente alla gestione di eventuali Non Conformità o Azioni Correttive attraverso il Software Gestione Non Conformità di Sinergest Suite.

    È possibile creare analisi statistiche periodiche?
    La tracciabilità di dati e informazioni relative alla gestione dei reclami rende possibili elaborazioni statistiche periodiche, utili per far fronte a eventuali problematiche e consentire un continuo miglioramento dei prodotti/servizi offerti al mercato.

    Sinergest Suite è modulare?
    Sì, il software ha una struttura modulare e consente una implementazione graduale, in base alle necessità dell’azienda.

    Sinergest Suite è integrabile a qualsiasi gestionale?
    Sì, il software si integra agilmente con i sistemi informativi in uso in azienda, assicurando un flusso dati dinamico e bidirezionale.

    Gestionali/ERP (ad esempio SAP, JDE, ORACLE, Microsoft, Team System, Zucchetti, AS400,…)
    Software-paghe
    B.I.
    E-learning
    Portali web
    Firme grafometriche
    Distributori automatici DPI
    Servizi di geolocalizzazione
    Calendari e agende
    Centralini
    Software archiviazione documentale
    Servizi IMAP
    Sistemi newsletter

    Come funziona l’installazione?
    L’applicativo è web-based, viene installato unicamente il server (su server interno o su server cloud, in base alle preferenze dell’azienda), dopodiché vi si accede da qualsiasi PC e postazione, utilizzando qualsiasi browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari).

    Quali sono i tempi di implementazione di Sinergest Suite?
    I tempi di start-up dei progetti su piattaforma Sinergest Suite si differenziano chiaramente in base ai moduli dell’applicativo scelti e all’eventuale necessità di modifiche allo standard di gestione, ma sono estremamente rapidi. Anche i progetti più complessi vengono realizzati nell’arco di pochi mesi.

    Qual è il prezzo di Sinergest Suite?

    Ogni progetto Sinergest Suite presenta tre voci di costo:

    – Licenze software una tantum
    – Servizi di start-up una tantum
    – Canone annuale di manutenzione software e customer service

    Per fornire un preventivo di base è necessario capire le caratteristiche dell’azienda, i processi oggetto di richiesta, gli obiettivi, le necessità ed eventuali criticità. Il tutto al fine di orientare la scelta sulle soluzioni più idonee a risolvere le problematiche. Generalmente consigliamo una prima call con il consulente più idoneo al fine di raccogliere le informazioni, illustrare caratteristiche e funzionamento di Sinergest Suite, definire le macro-linee di un eventuale progettot (numero e tipologia di utenti, moduli necessari, software e tecnologie da integrare, eventuali porting dati, modifiche o personalizzazioni) e fornire una stima in termini di tempi e costi. In caso di progetti complessi, consigliamo ulteriori analisi per una maggiore definizione dei requisiti e un maggior livello di dettaglio del preventivo.

    Posso dare l’accesso a Sinergest Suite ai miei clienti/fornitori/consulenti?
    Certo, il software Sinergest Suite è web-based e può essere aperto all’esterno dell’azienda, per coinvolgere clienti, fornitori, professionisti e snellire i processi di gestione.

    L’applicativo dispone inoltre di una ‘vista lite’ (semplificata), creata proprio per gli utenti che devono inserire o consultare solo pochi dati.

    Posso avere un trial del software?
    L’applicativo Sinergest Suite è molto ampio e dispone di viste speciali e verticalizzazioni create ad hoc per settori e necessità differenziate. Per questo motivo preferiamo organizzare un incontro/demo via web o presso la sede dell’azienda, in modo da approfondire le esigenze e visualizzare la soluzione più idonea ad ogni realtà.

    Successivamente non c’è alcun problema ad attivare un utente e una password ‘di prova’ per un periodo di tempo chiaramente limitato.

    Customer Care - Software Gestione Reclami

    Customer care

    Ogni cliente è unico. E merita il meglio: competenze e persone al servizio del cambiamento, della semplificazione organizzativa e dell’efficienza tecnologica.

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    Storie di successo

    Moduli Integrabili

    Non conformità

    Non Conformità

    Per ogni prodotto oggetto di reclamo il sistema permette di aprire una non conformità collegata per la gestione del relativo trattamento.

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    Azione Correttiva

    A fronte dell’individuazione delle cause di un determinato reclamo, il software è in grado di creare azioni correttive collegate per l’eliminazione delle cause.

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    Dashboard di controllo

    Dashboard

    Tutti i dati raccolti con il modulo reclami e/o integrati da altri sistemi, possono essere utilizzati per la creazione di dashboard aggiornate in real time.

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