Software Gestione Qualità

La gestione della qualità è un approccio sistematico per garantire che un’organizzazione riesca a soddisfare le aspettative dei clienti e a migliorare continuamente i propri processi. L’implementazione di un software di gestione della qualità consente alle aziende di monitorare e controllare i vari aspetti della qualità, fornendo dati analitici e report che aiutano a prendere decisioni informate.

Il software di gestione della qualità ha lo scopo di automatizzare e semplificare i processi aziendali legati alla qualità, garantendo conformità alle normative e standard internazionali. Attraverso funzionalità come il monitoraggio delle non conformità, la gestione delle azioni correttive e preventive, e l’analisi delle performance, il software contribuisce a mantenere elevati standard di qualità.

I benefici di un software di gestione della qualità includono:

• Miglioramento dell’efficienza: Automatizzando i processi, le aziende possono risparmiare tempo e ridurre gli errori umani.
• Maggiore tracciabilità: Ogni attività può essere monitorata e registrata, garantendo una visione chiara delle operazioni.
• Conformità normativa: Aiuta le aziende a rispettare le leggi e le normative vigenti nel settore.
• Miglioramento continuo: I dati raccolti possono essere utilizzati per analizzare le performance e identificare aree di miglioramento.

Un software di gestione della qualità efficace deve possedere alcune caratteristiche fondamentali che ne garantiscono l’efficacia e l’efficienza. Ecco alcune delle più importanti:

1. Usabilità: Un’interfaccia intuitiva è essenziale per garantire che tutti gli utenti, indipendentemente dal loro livello di competenza tecnologica, possano utilizzare il software senza difficoltà. Un software di qualità deve facilitare l’interazione e l’adozione da parte di tutti gli utenti.
2. Flessibilità e modularità: Deve essere personalizzabile in base alle esigenze specifiche dell’azienda. La modularità consente di aggiungere o rimuovere funzionalità in base alla crescita e ai cambiamenti dell’organizzazione.
3. Integrazione: È cruciale che il software possa integrarsi con altri sistemi già in uso, come ERP o CRM, per garantire un flusso di lavoro senza interruzioni e una gestione centralizzata delle informazioni.
4. Scalabilità: Un buon software deve poter crescere con l’azienda, supportando un numero crescente di utenti e processi senza compromettere le performance.
5. Supporto e formazione: È importante che il fornitore offra supporto continuo e formazione per garantire che gli utenti possano sfruttare al meglio tutte le funzionalità del software.

Le aziende certificate o che lavorano “in qualità” devono fronteggiare una moltitudine di scadenze e adempimenti legati all’applicazione di procedure interne e aspetti normativi cogenti.

Spesso i processi vengono gestiti da più risorse in modo parcellizzato, con l’ausilio di supporti eterogenei e non integrati (dalle e-mail, alla carta, ai vari file word ed excel), che non consentono di mantenere evidenza del lavoro svolto.

Questo può comportare, oltre a spiacevoli inadempienze, problemi legati alla dispersione delle informazioni, alla mancata tracciabilità delle attività eseguite, così come l’assenza di una visione globale.

Diventa quindi strategico l’utilizzo di una tecnologia che semplifichi e velocizzi la gestione dei processi aziendali, centralizzando le informazioni, assicurando il recepimento e la corretta gestione delle prescrizioni normative e legislative (UNI EN ISO 9001: 2015) e garantendo il controllo su scadenze, disposizioni, anomalie.

Fondamentale è la semplicità dello strumento informatico: esso deve permettere un uso immediato ed intuitivo ad ogni tipologia di operatore, adattarsi e valorizzare le peculiarità della tua azienda, facilitando l’adozione e l’interazione. Un software di qualità deve presentare un’interfaccia user-friendly che consenta anche agli utenti meno esperti di navigare facilmente tra le funzionalità. Ad esempio, Sinergest Suite offre tre diverse interfacce per soddisfare le esigenze di tutti gli utenti.

Un software di gestione qualità efficace dovrebbe includere funzionalità come la gestione delle non conformità, la gestione delle azioni correttive e preventive, e un sistema di reportistica avanzata.

Inoltre, è fondamentale che il software offra strumenti per la gestione documentale, audit interni, e la formazione del personale.

Sinergest Suite integra tutte queste funzionalità in un’unica piattaforma, permettendo una gestione centralizzata e efficiente dei processi di qualità.

L’offerta di software per la gestione dei sistemi qualità è costituita principalmente da tre tipologie di soluzione.

• ERP con moduli dedicati. I moduli dedicati alla qualità messi a disposizione da molti ERP sono spesso offerti gratuitamente o comunque a prezzi molto bassi. In questo caso i moduli qualità risultano condizionati dalla tecnologia utilizzata per realizzarli, tipica dei software gestionali, spesso piuttosto rigida, caratterizzata da interfacce complesse e una navigazione poco intuitiva. A questo in molti casi si aggiunge la mancanza di competenza specifica e di esperienza sul campo da parte dei produttori, che non permette agli stessi di definire corretti requisiti di prodotto. 
• Pacchetti SaaS.  Queste soluzioni offrono la possibilità di un investimento economico contenuto, rispondendo a necessità basilari, non particolarmente complesse, con l’obbligo dell’azienda di adattarsi allo standard proposto. E’ spesso difficile o complicato modellare la soluzione su necessità specifiche del cliente, dei processi gestiti e degli utenti. Difficoltose, spesso non possibili, le eventuali integrazioni con altri sistemi. In caso di interruzione del rapporto con il fornitore, il cliente riceve i suoi dati su file csv o excel, ma perde fin da subito il diritto di utilizzo dell’applicativo. 
• Soluzioni gestionali dedicate. Si tratta di soluzioni verticali per i sistemi di gestione. Sinergest Suite si colloca tra le soluzioni di questa tipologia, differenziandosi dalle altre per la competenza ed esperienza maturata in oltre 20 anni di consulenza organizzativa e per la gestione integrata di processi e sistemi, che ha arricchito fin dalla definizione dei requisiti il software Sinergest Suite e ne guida gli sviluppi e gli aggiornamenti. L’approccio non è mai tipicamente informatico, piuttosto organizzativo, in ottica di una reale ottimizzazione e miglioramento dei processi da gestire. 

Oltre 25 anni di attività nell’ambito della consulenza organizzativa e dei sistemi di gestione hanno reso Sinergest specializzata nella attività di ottimizzazione dei sistemi e dei processi aziendali. Sinergest Suite è l’unico software per la gestione del sistema qualità aziendale che nasce dalla competenza specifica maturata dai consulenti Sinergest unita ad una tecnologia web-based all’avanguardia, in grado di adattarsi alle evoluzioni aziendali e alle esigenze sempre nuove delle aziende e degli operatori. 

Un metodo di gestione del progetto basato sull’analisi delle attività da informatizzare, la capacità di reingegnerizzazione dei processi ed un workflow semplice, flessibile ed integrabile con i sistemi informativi e tecnologie già in uso, rende Sinergest il partner strategico in grado di garantire la migliore soluzione per ogni singola organizzazione.

Il software gestione qualità Sinergest Suite garantisce un controllo efficace e centralizzato su processi e scadenze aziendali, integrandosi agilmente ai sistemi informativi già in uso in azienda. Grazie alla sua estrema flessibilità e alla competenza dei Project Manager Sinergest, l’applicativo si modella in modo rapido sul flusso organizzativo aziendale. Una volta configurato, il sistema gestisce in maniera autonoma eventi e frequenze, chiamando l’utente in causa quando necessario attraverso un servizio di notifica e-mail o sms che si attiva in caso di alert, scadenze, disposizioni, anomalie. La sua estrema semplicità e l’elevata usabilità consentono un immediato utilizzo da parte di ogni operatore aziendale, attraverso interfacce specifiche (vista ordinaria o semplificata, app specifiche per smartphone e tablet) studiate per garantire la massima usabilità.

Sì, il software ha una struttura modulare e consente una implementazione graduale, in base alle necessità dell’azienda.

Sì, il software si integra agilmente con i sistemi informativi in uso in azienda, assicurando un flusso dati dinamico e bidirezionale.

Gestionali/ERP (ad esempio SAP, JDE, ORACLE, Microsoft, Team System, Zucchetti, AS400,…)
Software-paghe
B.I.
E-learning
Portali web
Firme grafometriche
Distributori automatici DPI
Servizi di geolocalizzazione
Calendari e agende
Centralini
Software archiviazione documentale
Servizi IMAP
Sistemi newsletter

L’integrazione di un sistema di gestione qualità con i processi esistenti è cruciale per garantire un flusso di lavoro efficiente. Sinergest Suite è progettato per essere integrabile con qualsiasi ERP o tecnologia già in uso. Questa integrazione bidirezionale consente una gestione senza soluzione di continuità dei dati, riducendo il rischio di errori e migliorando l’efficienza operativa. È importante pianificare attentamente l’integrazione per garantire che tutte le funzioni aziendali possano collaborare efficacemente.

L’applicativo è web-based, viene installato unicamente il server (su server interno o su server cloud, in base alle preferenze dell’azienda), dopodiché vi si accede da qualsiasi PC e postazione, utilizzando qualsiasi browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari).

I tempi di start-up dei progetti su piattaforma Sinergest Suite si differenziano chiaramente in base ai moduli dell’applicativo scelti e all’eventuale necessità di modifiche allo standard di gestione, ma sono estremamente rapidi. Anche i progetti più complessi vengono realizzati nell’arco di pochi mesi.

Ogni progetto Sinergest Suite presenta tre voci di costo:

– Licenze software una tantum
– Servizi di start-up una tantum
– Canone annuale di manutenzione software e customer service

Per fornire un preventivo di base è necessario capire le caratteristiche dell’azienda, i processi oggetto di richiesta, gli obiettivi, le necessità ed eventuali criticità. Il tutto al fine di orientare la scelta sulle soluzioni più idonee a risolvere le problematiche.

Generalmente consigliamo una prima call con il consulente più idoneo al fine di raccogliere le informazioni, illustrare caratteristiche e funzionamento di Sinergest Suite, definire le macro-linee di un eventuale progettot (numero e tipologia di utenti, moduli necessari, software e tecnologie da integrare, eventuali porting dati, modifiche o personalizzazioni) e fornire una stima in termini di tempi e costi.

In caso di progetti complessi, consigliamo ulteriori analisi per una maggiore definizione dei requisiti e un maggior livello di dettaglio del preventivo.

Certo, il software Sinergest Suite è web-based e può essere aperto all’esterno dell’azienda, per coinvolgere clienti, fornitori, professionisti e snellire i processi di gestione.

L’applicativo dispone inoltre di una ‘vista lite’ (semplificata), creata proprio per gli utenti che devono inserire o consultare solo pochi dati.

L’applicativo Sinergest Suite è molto ampio e dispone di viste speciali e verticalizzazioni create ad hoc per settori e necessità differenziate. Per questo motivo preferiamo organizzare un incontro/demo via web o presso la sede dell’azienda, in modo da approfondire le esigenze e visualizzare la soluzione più idonea ad ogni realtà.

Successivamente non c’è alcun problema ad attivare un utente e una password ‘di prova’ per un periodo di tempo chiaramente limitato.