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Software per la Gestione Documentale

Il Software per la Gestione Documentale di Sinergest Suite è stato sviluppato per rispondere alle esigenze tipiche di ogni azienda in cui la gestione tradizionale dei documenti comporta problematiche ricorrenti: difficoltà nel distribuire documenti cartacei a un numero elevato di dipendenti, mancanza di un riscontro oggettivo (download o presa visione) nel caso di una consegna via e-mail, complessità nella procedura di revisione e nuova distribuzione, impossibilità di creare una “bacheca virtuale” dove ogni operatore possa trovare documenti/istruzioni/avvisi che lo riguardano.

Gestione ciclo di vita

Gestione delle fasi di emissione del documento e delle sue revisioni.

Distribuzione controllata

Condivisione del documento con utenti o gruppi di utenti, con registrazione della data di download/lettura.

Notifiche e-mail

Sistema di alert via e-mail, sms o notifiche push, completamente configurabile.

App e viste dedicate

Per la visualizzazione dei documenti, il lavoratore può accedere ad una app dedicata o a viste semplificate.

Applicazione mobile

App cross-platform per tutti gli utenti, devices e sistemi operativi del modulo.

Il Software Documentale per l’automazione
dei processi aziendali

Il nostro Software per la Gestione Documentale è la soluzione completa per ottimizzare il flusso di lavoro aziendale e migliorare la gestione dei documenti e la relativa gestione dei flussi di lavoro, in modo efficiente ed efficace. Unisciti alle numerose aziende che hanno già scoperto i vantaggi del nostro software gestione documenti.

Abbattimento gestione grandi quantità di carta stampata (con relativi costi e impatto ambientale).

Distribuzione dei documenti con certezza della presa visione.

Disponibilità dei documenti in qualsiasi luogo, tramite una semplice connessione internet.

Assegnazione di incarichi e condivisione di informazioni specifiche legate a ruoli e mansioni.

Riduzione dei tempi di distribuzione e accesso ai dati.

Migliora le performance con il Software Documentale
Sinergest Suite

Le caratteristiche di Sinergest Suite lo rendono il tool organizzativo perfetto per le aziende che mirano a migliorare la gestione dei documenti e a ottimizzare le attività interne.

Gestione documenti rapida e intuitiva

Il nostro software documentale è dotato di un’interfaccia intuitiva che consente una facile navigazione ed interazione. Per agevolare l’operatività immediata di ogni tipologia di utente, il software dispone di tre diverse interfacce: Utente Ordinario (per gli owner dei processi), Utente Lite (per gli operativi interni, i fornitori e i clienti) e le APP per tablet e smartphone.

Modulare e flessibile

Il software gestione documentale Sinergest Suite consente una implementazione modulare. L’estrema flessibilità della tecnologia consente inoltre modifiche e personalizzazioni che modellano lo strumento per assicurare la migliore soluzione per ogni progetto, fino allo sviluppo di moduli totalmente Custom.

Approccio scalabile

Il software documentale è progressivamente estendibile a più processi, a più Sistemi di Gestione, a ulteriori legal entity, all’utilizzo di più lingue, al coinvolgimento di fornitori, clienti, professionisti. Il software è cosi in grado di supportare nel tempo la crescita aziendale e le esigenze sempre nuove di aziende e operatori.

Integrabile e completo

Sinergest Suite è in grado di integrare in modo bidirezionale qualsiasi tipo di software (ERP, schedulatori, PLM, CRM, BI, …) e tecnologia (IoT, machine learning, cognitive, AI, ..) già presente in azienda o prevista per lo sviluppo di progetti innovativi, processando rapidamente i dati in un unico flusso di gestione.

Cosa puoi fare con il nostro software gestione documentale?

Un unico strumento per la gestione del ciclo di vita di ogni documento.
Il Software Documentale di Sinergest Suite rappresenta una soluzione completa per la gestione dei documenti in azienda: distribuzione controllata dei documenti e registrazione della data di download/lettura documento, gestione delle revisioni e molto altro.

Gestione rilascio dei documenti

L’applicativo gestisce la fase di rilascio di un documento (ciclo autorizzativo con firme elettroniche). Può essere integrato con uno strumento di modifica del testo permettendo ai responsabili incaricati una revisione veloce e pratica dei documenti.

Ciclo di vita

Il software permette la distribuzione automatica del documento a liste/elenchi di utenti preconfigurate, supportata da servizio di notifica. Ogni documento può essere oggetto di revisione, con conseguente nuova distribuzione, o di obsolescenza.

Archiviazione documentale

Il Software Documentale di Sinergest permette la gestione della documentazione con repository dei documenti aziendali di qualsiasi tipo (qualità, ambiente, sicurezza, amministrativi) e formato (word, pdf ecc.).

Viste per consultazione

Il Software di Gestione Documentale permette di aprire interfacce dedicate semplificate per utenti/lavoratori che consentono di visualizzare l’elenco dei documenti di propria competenza in ultima revisione, scaricarli in qualsiasi momento e visualizzare la data di ultimo download.

Alcune schermate del prodotto

Software Gestione Documentale Sinergest Suite

Registro documenti

Software Gestione Documentale

Scheda documento

Software Gestione Documentale

Revisione documenti

Software Gestione Documentale

Vista utente

Software Gestione Documentale

FAQ

Perché un software gestione documenti?

Grazie al software gestione documentale di Sinergest Suite è possibile ottimizzare la distribuzione e l’accesso ai dati con risparmio di tempo e abbattimento dei costi legati all’utilizzo della carta in azienda.

Sinergest Suite è modulare?

Sì, il software ha una struttura modulare e consente una implementazione graduale, in base alle necessità dell’azienda.

Sinergest Suite è integrabile a qualsiasi gestionale?

Sì, il software si integra agilmente con i sistemi informativi in uso in azienda, assicurando un flusso dati dinamico e bidirezionale.

Gestionali/ERP (ad esempio SAP, JDE, ORACLE, Microsoft, Team System, Zucchetti, AS400,…)
Software-paghe
B.I.
E-learning
Portali web
Firme grafometriche
Distributori automatici DPI
Servizi di geolocalizzazione
Calendari e agende
Centralini
Software archiviazione documentale
Servizi IMAP
Sistemi newsletter

Come funziona l’installazione?

L’applicativo è web-based, viene installato unicamente il server (su server interno o su server cloud, in base alle preferenze dell’azienda), dopodiché vi si accede da qualsiasi PC e postazione, utilizzando qualsiasi browser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari).

Quali sono i tempi di implementazione di Sinergest Suite?

I tempi di start-up dei progetti su piattaforma Sinergest Suite si differenziano chiaramente in base ai moduli dell’applicativo scelti e all’eventuale necessità di modifiche allo standard di gestione, ma sono estremamente rapidi. Anche i progetti più complessi vengono realizzati nell’arco di pochi mesi.

Qual è il prezzo di Sinergest Suite?

Ogni progetto Sinergest Suite presenta tre voci di costo:

– Licenze software una tantum
– Servizi di start-up una tantum
– Canone annuale di manutenzione software e customer service

Per fornire un preventivo di base è necessario capire le caratteristiche dell’azienda, i processi oggetto di richiesta, gli obiettivi, le necessità ed eventuali criticità. Il tutto al fine di orientare la scelta sulle soluzioni più idonee a risolvere le problematiche. Generalmente consigliamo una prima call con il consulente più idoneo al fine di raccogliere le informazioni, illustrare caratteristiche e funzionamento di Sinergest Suite, definire le macro-linee di un eventuale progettot (numero e tipologia di utenti, moduli necessari, software e tecnologie da integrare, eventuali porting dati, modifiche o personalizzazioni) e fornire una stima in termini di tempi e costi. In caso di progetti complessi, consigliamo ulteriori analisi per una maggiore definizione dei requisiti e un maggior livello di dettaglio del preventivo.

Posso dare l’accesso a Sinergest Suite ai miei clienti/fornitori/consulenti?

Certo, il software Sinergest Suite è web-based e può essere aperto all’esterno dell’azienda, per coinvolgere clienti, fornitori, professionisti e snellire i processi di gestione.

L’applicativo dispone inoltre di una ‘vista lite’ (semplificata), creata proprio per gli utenti che devono inserire o consultare solo pochi dati.

Posso avere un trial del software?

L’applicativo Sinergest Suite è molto ampio e dispone di viste speciali e verticalizzazioni create ad hoc per settori e necessità differenziate. Per questo motivo preferiamo organizzare un incontro/demo via web o presso la sede dell’azienda, in modo da approfondire le esigenze e visualizzare la soluzione più idonea ad ogni realtà.

Successivamente non c’è alcun problema ad attivare un utente e una password ‘di prova’ per un periodo di tempo chiaramente limitato.

Customer care

Ogni cliente è unico. E merita il meglio: competenze e persone al servizio del cambiamento, della semplificazione organizzativa e dell’efficienza tecnologica.

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Storie di successo

ASEM

ASEM (Gruppo Rockwell Automation) sceglie Sinergest Suite.

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